In jedem Unternehmen gibt es Silos, und Produktionsbetriebe mit mehreren Standorten bilden da keine Ausnahme. Selbst innerhalb eines einzigen Unternehmens gibt es oft große Unterschiede zwischen den einzelnen Standorten, insbesondere in Bezug auf Datenintegrität, Ersatzteilbedarf und Beschaffungsprozesse. Glücklicherweise ändern viele Unternehmen ihre Sichtweise auf standortübergreifende Abläufe und führen standortübergreifende Strategien ein, um die Gemeinkosten in der Fertigung zu senken und gleichzeitig die strategische Ausrichtung und taktische Synergien zu fördern. 

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Was ist eine standortübergreifende Strategie für Ersatzteilmanagement?

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Eine standortübergreifende Strategie im Ersatzteilmanagement umfasst den Einsatz einer Ersatzteilmanagement-Software um Daten und Teile zwischen verbundenen Fertigungsstandorten und Fertigungsverfahren auszutauschen. Dieser Ansatz ermöglicht eine bessere Transparenz, eine optimierte Ressourcenzuweisung und effizientere Beschaffungsprozesse im gesamten Unternehmen.

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Die Rolle von Ersatzteilmanagement-Software

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Das Herzstück einer effektiven standortübergreifenden Strategie ist eine robuste Ersatzteilmanagement-Software. Diese Technologie dient als zentrale Drehscheibe, die mehrere  Produktionsstandorte miteinander verbindet und einen nahtlosen Datenaustausch sowie ein reibungsloses Ersatzteilmanagement ermöglicht. So trägt sie zum Erfolg einer standortübergreifenden Strategie bei:

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1. Datenintegrität: Die Ersatzteilverwaltungssoftware stellt sicher, dass alle Standorte mit denselben aktuellen Informationen arbeiten. Diese Konsistenz beseitigt Diskrepanzen und verringert das Risiko von Fehlern bei der Bestandsverwaltung und Beschaffung.
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2. Ersatzteilplanung: Durch die Erfassung aller verfügbaren Ersatzteildaten und die Verwendung fortschrittlicher Nutzungsalgorithmen bietet eine Ersatzteilverwaltungssoftware einen zuverlässigen Überblick darüber, wie oft Ersatzteile verwendet werden und wann Nachbestellungen erforderlich sind.
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3. ErsatzteilPooling: Mit einem klaren Überblick über den Bestand an allen Standorten können Unternehmen ein effektives Ersatzteilpooling implementieren. Das bedeutet, dass Ersatzteile bei Bedarf zwischen den Standorten geteilt werden können, wodurch der Gesamtbestand und die damit verbundenen Kosten reduziert werden.
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4. Optimierte Beschaffung: Durch die Konsolidierung der Beschaffungsaktivitäten können Unternehmen ihre Kaufkraft effektiver nutzen. Dies führt oft zu besseren Preisen, verbesserten Lieferantenbeziehungen und effizienteren Einkaufsprozessen für die Fertigungverfahren.
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Datenintegrität und -bereinigung für das Ersatzteilmanagement

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Viele Fertigungsbetriebe und Wartungsteams mit mehreren Standorten verwenden ihre eigenen internen, auf Erfahrungen basierenden Ersatzteilklassifizierungssysteme. Diese Ad-hoc-Methoden funktionieren lokal, verursachen jedoch Probleme bei der Anbindung an unternehmensweite ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) wie SAP.

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Das Ergebnis ist ein fragmentierter Bestand mit zahlreichen doppelten Ersatzteilen, die an verschiedenen Standorten unterschiedlich gekennzeichnet sind. Diese Inkonsistenz führt zu kostspieligen Verwechslungen, Bestandsfehlern und Komplikationen bei der Beschaffung.

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Eine standortübergreifende Strategie mit einer zentralisierten Ersatzteilverwaltungssoftware löst diese Probleme durch die Einführung eines einheitlichen, unternehmensweiten Ansatzes zur Ersatzteilklassifizierung. Ein solches digitales System verhindert doppelte Einträge, gewährleistet die Datenintegrität und schafft eine einzige Quelle der Wahrheit. Mitarbeiter an allen Standorten können nun ein einheitliches, anpassbares Ersatzteilklassifizierungssystem verwenden, wodurch standortspezifische Abweichungen und Kommunikationsbarrieren effektiv beseitigt werden.

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Ersatzteilplanung

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Im Gespräch mit Kunden wird deutlich, dass die meisten Unternehmen auf Werksebene arbeiten. Jedes Werk hat seine eigenen Ersatzteilverbrauchsraten, Nachbestellpunkte und Arbeitsweisen. Eine standortübergreifende Strategie beseitigt diese Silos und ergänzt individuelle Strategien durch eine breitere, längerfristige Perspektive. Anstatt zahlreiche Anfragen für dasselbe Teil zu berechnen und zu verbuchen, ermöglicht eine standortübergreifende Strategie den Unternehmen zu verstehen, welche und wie viele Teile insgesamt für die Fertigung benötigt werden. Dies ist sowohl aus finanzieller als auch aus logistischer Sicht eine entscheidende Verbesserung. Sie macht Unternehmen widerstandsfähiger gegenüber Störungen und kann dazu beitragen, ungeplante Ausfallzeiten zu verringern, während gleichzeitig eine genauere und umfassendere Budgetierung ermöglicht wird.  

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Ersatzteilpool

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Ein weiterer Vorteil einer standortübergreifenden Strategie ist der Überblick und die Verfügbarkeit von Ersatzteilen im gesamten Unternehmen. Früher verfügte jedes Werk über einen eigenen Ersatzteilbestand der bei Bedarf für die eigenen Anlagen verwendet wurde. Jedes Werk arbeitete unabhängig, und wenn bei einer Notfallstörung ein Ersatzteil benötigt wurde, das nicht vorrätig war, hatte man Pech gehabt. Im Laufe der Zeit begannen einige standortübergreifende Betriebe, sich bei Ad-hoc-Anfragen miteinander zu verständigen und sich gegenseitig anzurufen oder E-Mails zu schreiben, um gelegentlich Ersatzteile auszuleihen. Diese Art der gemeinsamen Nutzung von Ersatzteilen ist zwar kurzfristig effektiv, erschwert jedoch die genaue Bestandsführung und die angemessene Überwachung der Teileverwendung. Außerdem gibt es keine Garantie dafür, dass ein Werk über das benötigte Teil verfügt oder dass die Werke das Teil überhaupt mit dem gleichen Namen oder den gleichen Eigenschaften bezeichnen.  

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Mit einer zentralisierten standortübergreifenden Strategie und einer geeigneten Ersatzteilverwaltungssoftware wird dieser gesamte Prozess effizienter gestaltet. Anstatt nun ein anderes Werk anzurufen, darauf zu warten, dass es seine eigenen Ersatzteilbestände überprüft, und dann den Transport des Ersatzteils zu koordinieren, rufen Sie einfach Ihre Ersatzteilverwaltungssoftware auf. Wenn alles richtig eingerichtet ist, sollten die Lagerbestände an jedem Standort leicht zugänglich sein, sodass Sie sofort wissen, wer Ersatzteile vorrätig hat. Sie können die Ersatzteile digital anfordern, und wenn die Anforderung erfüllt ist, werden die Lagerbestände automatisch angepasst. Dadurch werden unbekannte Elemente aus dem internen Ersatzteilbeschaffungsprozess entfernt, was wertvolle Zeit spart, die Datenintegrität erhöht und die standortübergreifende Zusammenarbeit erleichtert.

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Im Idealfall wird dieser Prozess in die Beschaffungsprozesse integriert, sodass Ersatzteile intern beschafft werden können, bevor neue Teile bestellt werden müssen. Dies ist ein einfacher Weg, um unnötige Ausgaben zu reduzieren, da viele Fertigungsverfahren gleichzeitig über- und unterbestückte Ersatzteilbestände in ihren Werken haben.  

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Ersatzteilbeschaffung  

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Wenn es um die Ersatzteilbeschaffung geht, ist es für die Optimierung der Beschaffungsprozesse entscheidend, die Ersatzteilsituation über mehrere Fertigungsverfahrenorte hinweg zu kennen. Unserer Erfahrung nach wird die Ersatzteilbeschaffung in der Regel lokal in den Werken verwaltet. Bei der Zusammenarbeit mit Kunden kommt es nicht selten vor, dass gleiche Ersatzteile in verschiedenen Werken Preisunterschiede von mehr als 50 % aufweisen, selbst innerhalb Europas.

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Durch die Umsetzung einer einheitlichen standortübergreifenden Strategie lassen sich die Prozesse der Ersatzteilbeschaffung leicht umstrukturieren, um sie effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Zunächst einmal haben die Beschaffungsteams einen besseren Überblick über den zukünftigen Ersatzteilbedarf des gesamten Netzwerks, sodass sie größere Bestellungen für dieselben Ersatzteile aufgeben können. Gleichzeitig kann die Beschaffungsabteilung mithilfe ihrer Ersatzteilverwaltungssoftware alle aktuellen Teileanforderungen überprüfen, anstatt dass Einzelpersonen kleine Bestellungen für bestimmte Ersatzteile aufgeben. Mit diesem Wissen können sie die kleineren, spezifischen Bestellungen zu größeren Anforderungen bei ihren Lieferanten zusammenfassen. Schließlich können Beschaffungsabteilungen Ersatzteile dort kaufen, wo sie innerhalb des Netzwerks am günstigsten sind, was zu noch mehr Einsparungen führt.  

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Vorteile auf einen Blick

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1. Kostenreduzierung: Durch die Optimierung der Lagerbestände und die Nutzung der kollektiven Kaufkraft können Unternehmen die mit dem Ersatzteilmanagement verbundenen Kosten erheblich senken.
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2. Verbesserte Wartungseffizienz: Dank besserer Transparenz und Verfügbarkeit von Teilen an allen Standorten können Wartungsteams schneller auf Probleme reagieren, wodurch Ausfallzeiten reduziert und die Gesamtanlageneffektivität verbessert werden.
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3. Verbesserte Entscheidungsfindung: Der Zugriff auf umfassende Daten aus allen Standorten ermöglicht fundiertere Entscheidungen über Lagerbestände, Lieferantenauswahl und Wartungsstrategien.
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4. Standardisierung: Ein standortübergreifender Ansatz fördert die Standardisierung von Ersatzteilen und Prozessen an verschiedenen Standorten, was zu einer verbesserten Qualitätskontrolle und vereinfachten Schulungsverfahren führt.
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5. Erhöhte Widerstandsfähigkeit: Durch die gemeinsame Nutzung von Ressourcen über Standorte hinweg werden Unternehmen widerstandsfähiger gegenüber Störungen in der Lieferkette oder unerwarteten Nachfragespitzen an einzelnen Standorten.

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Fazit

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Für Unternehmen mit mehreren Standorten oder größere Firmen mit vielen Werken ist eine standortübergreifende Strategie eine effiziente und effektive Möglichkeit, die Fertigungsverfahren zu optimieren und Kosten zu senken. Es handelt sich um ein abteilungsübergreifendes Instrument, das sich in vielerlei Hinsicht auszahlt, sofern es intelligent eingesetzt wird. Obwohl es viele Methoden gibt, um diese Vorteile zu erzielen, ist eine Ersatzteilverwaltungssoftware der einfachste, robusteste und umfassendste Weg, um Silos abzubauen und eine effektive Zusammenarbeit zu fördern.  

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