Inside MRO - Blog-Serie Teil 1

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Ersatzteile und MRO (Maintenance, Repair und Operations) führen in der Supply-Chain-Strategie oft ein Schattendasein - bis etwas ausfällt. Von ungeplanten Ausfällen bis hin zu überfüllten Beständen wirken sich die Entscheidungen, die Unternehmen in Bezug auf Ersatzteile treffen (oder nicht treffen), direkt auf die operative Leistung, Working Capital und das Serviceniveau aus. Und dennoch bleibt MRO in anlagenintensiven Branchen einer der am wenigsten entwickelten, isoliertesten und missverstandensten Bereiche.

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In this 5-part blog series, Inside MRO: Lessons from the Frontlines of Spare Parts Strategy, we explore what it takes to transform spare parts from a reactive afterthought into a strategic advantage. At the center is Andrew Jordan — a globally experienced supply chain executive, CEO, and MRO transformation professional whose career has spanned multinational manufacturers, global consultancies, and some of the industry's most specialised MRO technology providers.

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Andrew Jordan ist der ehemalige CEO von Xtivity, wo er fast sieben Jahre lang MRO-Optimierungsprogramme in ganz Nordamerika leitete. Außerdem war er als Head of Operations bei Novartis Consumer Health und als Director of Customer Service & Supply bei Diageo tätig. Mit mehr als zwei Jahrzehnten Erfahrung bei Capgemini, Ernst & Young UK und seinen eigenen Firmen - darunter Jordan & Associates Management Consulting und Triskell Consulting - verfügt Andrew Jordan über einen einzigartig umfassenden Überblick zu direkten und indirekten Lieferketten. Er hat mit Herstellern aus den Bereichen Life Sciences, Food & Beverage sowie Wirtschaftssektoren zusammengearbeitet, um deren Umgang mit Anlagen, Daten und Ersatzteilen zu modernisieren.

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In dieser Serie teilt er seine Erkenntnisse darüber, warum Ersatzteile wichtiger sind, als die meisten Führungskräften denken und wie man das angeht, was nicht funktioniert.

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Das erwartet Sie in dieser Serie:

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• Beitrag 1 - Begleiten Sie Andrew Jordans Einstieg in die Welt der Ersatzteile und erfahren Sie, warum schlechte Stammdaten - nicht Prozesse oder Tools - der Hauptgrund dafür sind, dass MRO-Strategien scheitern, noch bevor sie überhaupt beginnen.
  
  
• Beitrag 2 - Verstehen Sie, wie kulturelle Vernachlässigung MRO in eine Sackgasse geführt hat - und warum Unternehmen so still und leise Verfügbarkeit, Fachkräfte und Kontrolle einbüßen.
  
  
• Beitrag 3 - Erfahren Sie anhand realer Beispiele von Unternehmen, die ihre Ersatzteilstrategie durch Disziplin, klare Zuständigkeiten und abgestimmte Führung transformiert haben, wie „gut“ in der Praxis aussieht.
  
  
• Beitrag 4 - Erfahren Sie, warum ERP-Systeme oft nicht ausreichen, wie sich die Automatisierung schlechter Entscheidungen vermeiden lässt und welche unterstützenden Tools einen nachweislichen Unterschied machen können.
  
  
• Beitrag 5 - Erhalten Sie einen klaren Blick darauf, wie KI und Analysen die Entscheidungsfindung im MRO verbessern können – nicht, indem sie Menschen ersetzen, sondern indem sie ihnen bessere Daten und präzisere Einblicke verschaffen.
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Die Anfangszeit: Fertige Waren und Kundenorientierung

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Andrew Jordan verbrachte den Großteil seiner frühen Karriere im Bereich der direkten Beschaffung und der Kundenbelieferung. Er war verantwortlich für die Verwaltung von Fertigwaren in weitverzweigten Lagernetzwerken, sorgte für Produktverfügbarkeit und hielt das Serviceniveau für bekannte Marken auf hohem Niveau. Bei Diageo und Novartis arbeitete er in großem Maßstab – mit Lagerwerten im zweistelligen Millionenbereich (US-Dollar) und hochpräzisen Planungsmodellen.

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„Ich war verantwortlich für Fertigwaren und deren Bereitstellung in einem umfassendes Lagernetzwerk.“

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Die Arbeit war komplex, aber es war klar: Fokus auf den Bedarf setzen, den Bestand optimieren und an den Kunden liefern. Was er damals nicht erkannte, war, wie stark all das von etwas abhing, das weniger sichtbar war – der Anlagenzuverlässigkeit und damit Ersatzteilen.

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„Am Rande hörte ich immer wieder Geschichten wie: ‚Tja, die Maschine ist ausgefallen‘. Ich dachte mir: Warum ist die Maschine überhaupt ausgefallen?“

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Wie viele Supply-Chain-Experten im Bereich der direkten Lieferketten nahm er an, dass Ersatzteile und MRO „unter Kontrolle“ seien - also in der Verantwortung anderer. Bis er sah, dass gleiche Muster immer wieder auftauchten.

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Der Wandel: Von Neugier zur Berufung

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Nach der Gründung seines eigenen Beratungsunternehmens begann Jordan, Firmen bei der Optimierung ihrer Fertigwarenbestände zu unterstützen. Dabei stieß er auf Tools wie ToolsGroup und später Xtivity mit denen sich Bestände anhand von Serviceleveln, Lieferzeiten und Nachfrageschwankungen optimieren lassen. Doch trotz der Anwendung dieser Tools hatten viele Kunden Schwierigkeiten. Irgendetwas passte nicht.

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Das Problem? Ihr Ersatzteilbestand war ein Chaos. Die Kataloge übersättigt, die Beschreibungen uneinheitlich. Teams der Instandhaltung und der Ersatzteilbeschaffung sprachen nicht dieselbe Sprache. Jordan erkannte, dass selbst die besten Bestandsmanagement-Tools nichts bringen, wenn das Fundament nicht tragfähig ist.

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„Es gab die Möglichkeit, einige Dinge zu tun, die sich [auf der direkten Seite] bereits bewährt hatten … die sich übertragen ließen und die einen erheblichen geschäftlichen Einfluss hätten.“

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Schließlich erwarb Xtivity sein Unternehmen. Er wurde Vollzeitmitarbeiter und begann, ausschließlich im Bereich MRO zu arbeiten.

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Warum Ersatzteile und MRO wichtiger sind, als Sie denken

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Jordan erkannte schnell, dass Ersatzteile nicht einfach nur ein Posten in der Instandhaltung sind – sondern ein strategischer Hebel für Leistung. Anders als der Bereich der direkten Beschaffung, der über Jahrzehnte hinweg stark optimiert wurde, war die Ersatzteilbeschaffung vergleichsweise wenig entwickelt.

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„In der direkten Beschaffung geht es oft um Feintuning. Im Bereich Ersatzteile und MRO starten viele Unternehmen dagegen mit fragmentierten Prozessen, schlechter Transparenz und kaum strategischer Steuerung. Das bedeutet, es gibt großes Potenzial für spürbare Verbesserungen.“

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Und das Wichtigste: Die Wirkung war sichtbar. Wenn Ersatzteile richtig gemanagt wurden, liefen Anlagen zuverlässiger, Ausfallzeiten gingen zurück, und die Planer konnten aufhören, ständig nur Brände zu löschen.

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„Wenn man jemand ist, der große Wirkung erzielen will und die Erfolge der eigenen Arbeit deutlich sehen möchte, ist das ein unglaublich spannendes Feld.“

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Wenn es nicht am Ehrgeiz scheitert, sondern am Stammdatenmanagement

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Warum also gelingt es so wenigen Unternehmen, ihre Ersatzteil- und MRO-Strategien erfolgreich umzusetzen?

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„Wenn es um Ersatzteile und Master Data Management geht, scheitert es bei den meisten Unternehmen nicht an Ehrgeiz oder Tools – sie scheitern an schlechten Daten.“

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Jordans Erfahrung in direkten und indirekten Lieferketten zeigt einen deutlichen Gegensatz im Umgang mit Daten. In der direkten Beschaffung ist das Datenmanagement weit entwickelt – getrieben durch kundenseitige Datenschnittstellen, regulatorische Anforderungen und Vorgaben von Handelspartnern. Im MRO-Bereich hingegen? Die Standards sind uneinheitlich, Governance findet kaum statt und viele agieren ohne klare Datengrundlage.

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„Wenn man sich anschaut, welche Informationen zwischen Walmart und zum Beispiel Kellogg’s ausgetauscht werden – ich könnte 20 Jahre zurückgehen, und selbst damals war das Datenmanagement noch weiter als das, was wir heute oft im MRO-Bereich sehen.“

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Das Ergebnis: fragmentierte Kataloge, doppelt angelegte Artikel, falsche Mengeneinheiten und fehlende Angaben zur Kritikalität. Jordan erinnert sich an Kunden, die Lager- und Nichtlagerteile nicht unterscheiden konnten, Teile auf unterschiedlichste Weise beschrieben hatten, doppelte Bestände führten und Lieferzeiten anekdotisch schätzten.

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„Es gibt noch viel Verbesserungspotenzial – bei der Beschreibung von Artikeln, beim Umgang mit Mengeneinheiten, bei der Kategorisierung und der Nachverfolgung von Ausgaben … genau damit tun sich viele in der Ersatzteil- und MRO-Community schwer.“

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Datenqualität ist das größte Risiko, das Sie nicht aktiv steuern

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Es ist verlockend zu glauben, dass eine bessere ERP-Einführung das Problem lösen wird. Doch Jordan warnt: ERPs lösen keine Probleme im Master Data Management - sie vergrößern sie.

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„ERPs sind sehr gut darin, Dinge konsistent umzusetzen. Aber das heißt nicht, dass man sie auch konsistent richtig macht. Man kann schlechte Praktiken über Jahre aufrechterhalten.“

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Darum ist sein erster Rat an Kunden kein neues Tool – sondern die Säuberung von Daten. Das ist der entscheidende erste Schritt. Denn ohne verlässliche Daten kann kein Planer planen, kein System optimieren und viele Probleme bleiben unsichtbar.

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Genau hier setzt Sparrow.CLEAN an: Es unterstützt MRO-Teams dabei, Kataloge zu entdupilzieren, Mengeneinheiten und Beschreibungen zu standardisieren und Vertrauen in die Ersatzteilstammdaten zurückzugewinnen.

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Tschüss Wartezeit - mit besseren Stammdaten

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Die operativen Folgen schlechter MRO-Daten sind real: teure Notbeschaffungen, überhöhte Lagerbestände, ungeplante Ausfallzeiten – und ungenaue Lieferzeiten bei kritischen Teilen.

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„Auf der Ersatzteilseite hat man manchmal ein Teil mit vier Monaten Lieferzeit … und bekommt nur zwei Wochen vorher Bescheid, dass das Teil gebraucht wird.“

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Bei einem Kunden sah Jordan Teile mit 265 Tagen Lieferzeit, die mit wenigen Tagen Vorlauf bestellt wurden – das führte zu Expressversand, hohen Kosten und erheblichen Risiken für die Versorgungssicherheit. 

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Das ist kein Versagen der Beschaffung – sondern ein Problem mangelnder Stammdatenqualität und fehlender Transparenz in der Wiederbeschaffungsplanung. Genau hier setzt Sparrow.PLAN an: Die Lösung ergänzt die Stammdaten jedes Teils um Wiederbeschaffungsinformationen. Sie prognostiziert Ersatzteilbedarf und -verfügbarkeit, indem sie historische Verbrauchsdaten mit den aktuellen Lieferzeiten von Herstellern und Verkäufern kombiniert. 

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Erfolg mit Ersatzteilen und MRO beginnt mit Struktur

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Bevor Unternehmen Ersatzteile prognostizieren, bündeln oder optimieren wollen, sollten sie sich fragen: Können wir unserem Ersatzteilstamm überhaupt vertrauen? Wissen wir, was wir auf Lager haben, wo es sich befindet und ob es überhaupt noch benötigt wird?

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„Es gibt nach wie vor enormes Verbesserungspotenzial... bei der Artikelbeschreibung, bei korrekten Mengeneinheiten, bei der Frage, wie eingekauft wird und wie der tatsächliche Verbrauch aussieht.“

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Die Antwort lautet oft: Nein. Und genau hier liegt die eigentliche Chance eines funktionierenden Master Data Managements.

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Demnächst: Das kulturelle Problem im Ersatzteilwesen

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Ersatzteilmanagement zu verbessern heißt nicht nur, bessere Daten oder intelligentere Tools zu nutzen – es bedeutet vor allem, die Rolle von MRO im Unternehmen grundsätzlich neu zu denken. Im nächsten Beitrag der Inside MRO -Serie gehen wir der Frage nach, warum MRO vielerorts noch immer als Nebenschauplatz gilt, wie das die Leistungsfähigkeit von Unternehmen bremst und was nötig ist, damit Ersatzteile endlich die Aufmerksamkeit bekommen, die sie verdienen.

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Bald verfügbar: Warum das Ersatzteilmanagement keine Wertschätzung erfährt – und warum das Ihrem Unternehmen schadet

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