Einfache und reproduzierbare Prozesse sind die Voraussetzung für die Erstellung von sauberen Ersatzteildaten. Das Problem dabei: Nicht alle Daten sind einheitlich beschaffen und auf dem Weg zu „sauberen“ Ersatzteildaten liegen einige Stolpersteine, die Sie überwinden müssen.
Die Vielfalt der Daten, die für die verschiedenen Arten von Teilen benötigt werden, ist sehr groß. Es ist schwierig, den Überblick zu behalten. Das Management umfasst Teilenummern, Beschreibungen, Normen und Standards, technische Attribute, Klassifizierungen und vieles mehr. Wenn dann noch Duplikate, Inkonsistenzen und unvollständige Daten auftauchen, wird es schnell kompliziert. Es liegt also auf der Hand: Je “aufgeräumter” Ihre Ersatzteildaten sind, desto besser.
Bei der Bearbeitung von Ersatzteildaten unterscheiden wir grundsätzlich zwischen „Bereinigung“, d. h. die Umwandlung von schlechten Daten in saubere Daten, und „Pflege“, d. H. die korrekte Erstellung neuer Daten oder Aktualisierung vorhandener Daten. Beides ist wichtig und erfordert eine genaue und organisierte Vorgangsweise. Dieser Artikel beschreibt, worauf es bei diesem Prozess ankommt und wie Sie dabei am besten vorgehen. Sie erhalten einen unkomplizierten Praxis-Fahrplan, wie Sie Ihre Ersatzteildaten bereinigen können.
Warum effizientes Ersatzteilmanagement bereinigte Daten braucht
Falsche oder fehlende Daten verursachen nicht einfach Probleme , sondern provozieren auch Unstimmigkeiten und konkrete Verzögerungen, mit denen sich Ihr Wartungsteam bei der Ersatzteilsuche herumschlagen muss. Darüber hinaus ziehen sie Bestellzyklen in die Länge, was sich auf den gesamten Betrieb auswirken kann. Aber es gibt Grund zur Hoffnung: Sie brauchen keine perfekten Daten, um mit der Bereinigung loszulegen. Jede Reise beginnt irgendwo und bewegt sich auf dasselbe Ziel zu: saubere Ersatzteildaten.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Bereinigung von Ersatzteildaten
Zu Beginn der Reise kann die Datenbereinigung durchaus überwältigend erscheinen, insbesondere angesichts der Komplexität von Ersatzteildaten. Teilt man den Prozess jedoch in überschaubare Schritte auf, wird er gleich übersichtlicher und einfacher zu bewältigen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen eine systematische Herangehensweise, mit der Sie sicherstellen, dass Ihre Daten die Genauigkeit und Konsistenz erreichen, die Sie für die effektive Verwaltung Ihrer Ersatzteile benötigen.
Unsere Best Practices für die Bereinigung von Ersatzteildaten
Schritt 1: Machen Sie einen Daten-Audit
Ein Daten-Audit bildet die Grundlage für die gesamte Datenbereinigung. Er verschafft Ihnen einen Überblick über Ihre bestehende Datenlandschaft und reicht von der Überprüfung, ob jedes Teil eine Hersteller-Teilenummer besitzt, bis hin zu weiteren Anforderungen wie der Klassifizierung jedes Teils nach dem von Ihnen gewählten System.
Bei der Prüfung ist wichtig, dass Sie klare Ziele verfolgen. Hauptziel ist, dass jedes Teil eine eigene eindeutige ID aufweist und klar beschrieben ist. Eine eindeutige ID bedeutet auch, dass es keine Duplikate gibt und somit eine einfache Bestellung möglich ist. Klare Beschreibungen helfen Wartungsteams dabei, schnell zu finden, was sie benötigen. Um festzustellen, ob eindeutige IDs vorhanden sind, sollten Sie zunächst Felder wie „Herstellername“ und „Herstellerteilenummer“ überprüfen. Wenn diese Felder nicht ausgefüllt sind, gibt es dann Lieferanteninformationen für jedes Teil? Bei Normteilen sollten Sie außerdem prüfen, ob diese korrekt mit Normen (wie z.B. DIN964) gekennzeichnet sind und alle technischen Details vollständig und richtig ausgefüllt sind.
Ob eine Beschreibung klar ist, kann etwas schwieriger zu überprüfen sein und hängt von der Art des Teils und den Richtlinien Ihres Unternehmens ab. Als Faustregel gilt: Eine gute Beschreibung sollte einen neuen Mitarbeiter dazu befähigen, das Teil zu erkennen, ohne dass er es dafür sehen muss.
Wenn Sie sehr viele Teile prüfen müssen (einige Sparrow-Benutzer haben mehr als 500.000 Teile auf Lager), stehen Sie zweifellos vor einer großen Aufgabe. Glücklicherweise hilft Ihnen Sparrow dabei. Am Anfang macht es Sinn, einfach ein paar hundert Teile zufällig auszuwählen und diese zu checken.
Schritt 2: Identifizieren Sie Probleme
Im nächsten Schritt gilt es Unstimmigkeiten, Duplikate und fehlende Informationen zu ermitteln. Am besten gehen Sie folgendermaßen vor: Sind die Daten organisiert, konzentrieren Sie sich auf eine bestimmte Teilekategorie wie z. B. Sensoren oder auf einen bestimmten Hersteller wie z. B. Festo. Prüfen Sie den Herstellernamen auf Konsistenz: Heißt es „Festo“ oder „Festo AG“? Checken Sie, ob die Bezeichnungen einheitlich sind: Ist es „02321“ oder „2321“? Achten Sie auch darauf, dass die Konfigurationen einheitlich angegeben werden, z. B. „DNC-125-100-PPV“.
Überprüfen Sie bei der Beschreibung, ob ähnliche Teile einer gemeinsamen Namensstruktur folgen: Heißt es „Zylinder pneumatisch“ oder „Pneumatikzylinder“? Werden Attribute wie Länge oder Material in allen Beschreibungen einheitlich verwendet? Wenn Sie Teilegruppen auf diese Weise methodisch überprüfen, können Sie die nächsten Schritte zur Datenbereinigung besser angehen.
Schritt 3: Standardisieren Sie Ihre Daten
Bei der Standardisierung geht es vor allem darum, Klarheit zu schaffen. Dafür sind zwei zentrale Schritte notwendig: Der erste besteht darin, die Daten an der richtigen Stelle zu platzieren. Wenn Sie z. B. den Namen des Herstellers eingeben, sollten Sie ihn in das dafür vorgesehene Feld eintragen. Zweitens müssen Sie bei der Eingabe der Daten einheitlich vorgehen. Sind die Daten auf diese Weise standardisiert, ist es viel einfacher, Duplikate auszusortieren und Teile effizient zu finden und zu bestellen.
Indem Sie für ein einheitliches Format sorgen, reduzieren Sie Verwechslungen und Unklarheiten, die in Folge auftreten können. Ob Benennungsprotokolle oder Dateneingabeformate, Konsistenz ist hierbei der Schlüssel. Sparrow macht all das durch ein Datenmodell erheblich einfacher. Dieses stellt sicher, dass die Daten an der richtigen Stelle und gemäß den geltenden Industriestandards (z. B. für Kurzbeschreibungen) platziert werden.
Schritt 4: Entfernen Sie Duplikate
Wichtig: Erst wenn Ihre Daten standardisiert sind, können Sie damit beginnen, Duplikate zu entfernen. Zunächst prüfen Sie, ob Teile mit den gleichen Merkmalen mehr als einmal im Datensatz vorkommen. Dabei kann es sich um zwei Teile desselben Unternehmens mit übereinstimmenden Teilenummern oder um zwei Normteile mit identischen Merkmalen handeln. Wichtig ist, dass Sie sich mit verschiedenen Herstellern auskennen, denn eine Nummer allein reicht nicht immer aus, um ein einzigartiges Teil zu identifizieren. Und ja, wenn man es mit Daten von Tausenden von Herstellern zu tun hat, kann das schon eine Herausforderung sein.
Der Nutzen der Deduplikation geht über die Einsparung von Platz weit hinaus. Der Vorgang ist für klare, handhabbare Daten unerlässlich, da jedes Duplikat eine potenzielle Fehlerquelle für Ihre Entscheidungsfindung oder Ihre Arbeitsabläufe darstellt.
Schritt 5: Validieren und verifizieren Sie
Nachdem Sie nun Ihre Daten bereinigt haben, sollten Sie sicherstellen, dass das Ergebnis akkurat und korrekt ist. Dafür zeigen Sie die neu organisierten Daten am besten denjenigen, die täglich damit zu tun haben, und holen deren Feedback ein.
Machen Sie die bereinigte Datenbank Ihren wichtigsten Teammitgliedern zugänglich und bitten Sie sie, zu prüfen, ob die regelmäßig verwendeten oder bestellten Teile richtig beschrieben und klassifiziert sind und ob wichtige Details fehlen.
Um den Prozess effizient zu gestalten, braucht es ein System, in dem die Prüfer Fehler markieren, Korrekturen vornehmen und Vorschläge machen können. Dafür eignet sich eine Tabellenkalkulation. Die besten und einfachsten Ergebnisse erzielen Sie jedoch, wenn Sie die entsprechende Funktion in Ihrer Ersatzteilmanagement-Software nutzen.
Ein Blick in die Praxis: Ersatzteildaten-Bereinigung bei einem Automobilhersteller
Schauen wir uns ein Beispiel aus der Praxis an: Ein europäischer Automobilhersteller hatte den Verdacht, dass die Harmonisierung seines Ersatzteilkatalogs zwischen den Standorten und Geschäftseinheiten nicht einwandfrei funktionierte.
Ein schneller Scan mit der Sparrow-App zeigte unter anderem, dass bis zu 30 % der Materialien zwischen den Standorten und Geschäftseinheiten doppelt vorhanden waren. Auf Basis dieses Scans abonnierte der OEM die Sparrow-App zur Bereinigung, Standardisierung und Deduplikation von Ersatzteilen in ganz Europa. Innerhalb von 6 Monaten konnten die Lagerbestände durch die Beseitigung von Duplikaten um über 1 Million Euro reduziert werden. Darüber hinaus profitierten die Wartungsteams von kürzeren Suchzeiten für Ersatzteile sowie auch die Zuverlässigkeitsingenieure, die nun wussten, dass über 12 % ihrer Teile veraltet waren.
Fazit
Das Bereinigen und Organisieren von Ersatzteildaten erscheint vielen als Herkulesaufgabe, ist aber mit einem strukturierten Ansatz und Sparrow als Co-Pilot einfach zu bewältigen. Am besten beginnen Sie Ihre Datenbereinigung mit Sparrow an Ihrer Seite noch heute – der erste Schritt ist wichtiger als die sofortige Perfektion. Wenn Sie Hilfe brauchen, um den Prozess in Gang zu setzen, können Sie auf unsere kostenlose Vorlage zur Datenprüfung zurückgreifen. Oder Sie kontaktieren uns einfach und wir beraten Sie, wie Sparrow Ihnen dabei helfen kann, Ihre Ersatzteildaten auf Vordermann zu bringen und auf einem erstklassigen Niveau zu halten.