Anmerkung der Redaktion:
Seit dem ersten Verfassen dieses Artikels hat sich wenig geändert - nur wenige Unternehmen konnten bisher die Basis des internen Ersatzteilpoolings einführen. Wir bei Sparrow sind der Meinung, dass es sich hierbei um eine schnelle Lösung für Unternehmen, die ihre Produktionsabläufe optimieren wollen, ohne dass ihnen dabei mehr Kosten entstehen, handelt.
Nach fünf Jahren Erfahrung, in denen wir mit Hunderten von Fachleuten gesprochen und in über 100 Betrieben gearbeitet haben, haben wir beschlossen, diesen Artikel mit anderen Augen zu betrachten. Wir haben ihn neu geschrieben, um uns auf die Problemstellungen zu konzentrieren, mit denen die Betriebe konfrontiert sind, und darauf, wie Ersatzteilpooling dazu beitragen kann, diese Probleme zu mildern oder ganz zu lösen. Wenn wir unsere Arbeit gut gemacht haben, sollte dieser Text als Ausgangspunkt für Unternehmen dienen, die sich auf den Weg zum Pooling machen.
Ersatzteilmanagement ist schwierig. Es ist der Spagat zwischen dem Zugriff auf ein wichtiges Ersatzteil genau dann, wenn es benötigt wird (um Maschinenstillstände zu minimieren), und einem möglichst niedrigen Bestandswert (um das Betriebskapital zu minimieren).
Die meisten Unternehmen gehen von der sehr geringen Wahrscheinlichkeit aus, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt ein bestimmtes Ersatzteil für eine bestimmte Maschine benötigen - es ist jedoch eine große Herausforderung, diese Wahrscheinlichkeit genau zu modellieren.
Eine einfach umzusetzende Lösung für dieses Problem ist das Ersatzteil-Pooling. Aus statistischer Sicht ist es schwierig vorherzusagen, wann ein Ersatzteil benötigt wird, wenn keine oder nur wenige Daten vorliegen. Durch die Zusammenlegung von Angebot und Nachfrage über mehrere Standorte (oder z.B. Business Units) hinweg haben Sie Zugriff auf mehr Daten und mehr Ersatzteile. Auf diese Weise können Sie genauere Prognosen erstellen und im Falle eines Maschinenausfalls effizienter Ersatzteile beschaffen.
Im Vergleich zu anderen Systemen lässt sich dieses System relativ einfach einrichten, und das Pooling ist wesentlich kostengünstiger. Trotzdem wird es nicht so häufig eingesetzt, wie man meinen könnte, was eine große verpasste Chance für Hersteller darstellt. In diesem Artikel befassen wir uns mit dem Warum und Wie des Ersatzteilpoolings!
Was ist Ersatzteilpooling?
Die Idee des Ersatzteilpoolings ist im Grunde ganz einfach: verschiedenen Interessenten Zugang zu einem gemeinsamen Bestand an Ersatzteilen zu gewähren. Dies kann zum Beispiel mit einem Online-Ersatzteil-„Marktplatz“-System erreicht werden.
Obwohl viele Unternehmen ad hoc und informell Pooling betreiben, gibt es einige verschiedene Kategorien von Teile-Pooling:
Internal pooling -
Bündelung aller Ersatzteile innerhalb Ihres Unternehmens, über alle Standorte hinweg, in einem virtuellen/realen Lagerraum. Auf diese Weise kann jeder, der ein Ersatzteil benötigt, jederzeit auf ein internes Ersatzteil zugreifen. Beim internen Pooling gibt es drei verschiedene Möglichkeiten:
One level internal pooling -hier werden alle Teile zentral gelagert und auf Anforderung ausgegeben.
Hub-and-Spoke pooling - die meisten Teile werden an einem Ort gelagert, einige kritische Teile befinden sich an verschiedenen Standorten.
Netzwerkinternes Pooling - ein Pool über mehrere Standorte hinweg, ohne einen „Hauptstandort“ für die Bevorratung.
External pooling -
Ein Pool mit externen Parteien außerhalb Ihres Unternehmens. Dabei kann es sich um andere ähnliche Unternehmen, Ersatzteillieferanten oder Maschinenhersteller handeln. Die Teilnehmer des Pools können entweder Käufer von Ersatzteilen oder auch Verkäufer sein. Zu den Arten des externen Poolings gehören:
Kooperative Pools - die Teilnehmer kennen sich und vereinbaren, Ressourcen miteinander zu teilen. Zum Beispiel der IATP - International Airlines Technical Pool - ein Pool von über 100 Fluggesellschaften, die Flugzeug-Bergungskits, Flugzeugteile und Werkzeuge, Bodenabfertigungsgeräte und Arbeitskräfte/Einrichtungen gemeinsam nutzen.
Offene Pools - Mitglieder fragen anonym Teile an und tauschen sie aus, so dass Sie Teile von jedem in der Nähe beziehen können, der sie hat (sogar von Konkurrenten!). Offenes Teile-Pooling ist zum Beispiel eine der Funktionen von Sparrow..
Pooling: So optimieren Sie Ihr Ersatzteilmanagement
Die Vorteile von Ersatzteilpools
1) Optimierte Lagerbestände
Einer der grundlegenden Vorteile des Poolings besteht darin, dass es Ihnen hilft, Ihre Ersatzteilbestände besser zu verwalten. In den meisten Betrieben ist die Verwendung einzelner Teile unregelmäßig und schwer vorherzusagen (in der Branche nennt man diese Art der Nachfrage „lumpy“). Um die unbekannte Nachfrage zu kompensieren, halten Unternehmen fast immer mehr Teile vor, als sie jemals brauchen werden - und haben gleichzeitig nie genug für ungewöhnliche Situationen. Das folgende Beispiel verdeutlicht den Kern dieses Problems:
Im Allgemeinen kann ein Unternehmen selbst mit den besten Prognosemodellen nicht wissen, wann genau es ein Teil benötigen wird. Es kann davon ausgehen, dass es ein bestimmtes Teil nur alle zwei Jahre benötigt. Plötzlich bedeutet eine Reihe von Fehlfunktionen, dass fünf Teile so schnell wie möglich benötigt werden. Die Wahrscheinlichkeit, dass das Unternehmen in den Werken, in denen die Maschinen ausfallen, genügend von diesem speziellen Teil vorrätig hat, ist sehr gering, so dass das Unternehmen für Überraschungen anfällig ist.
Um diese Eventualitäten auszugleichen, legen viele Unternehmen zu hohe Lagerbestände an, d. h. sie kaufen mehr als nötig auf einmal. Das ist teuer und unhandlich und berücksichtigt oft nicht die Haltbarkeit eines bestimmten Teils. Unternehmen können auch Probleme mit der Mindestabnahmemenge bekommen, wenn ihr Bedarf an einem Teil weitaus geringer ist als die tatsächlich verkaufbare Menge, so dass sie mehr Teile kaufen, als sie wahrscheinlich benötigen.
Wenn Sie sich für ein poolbasiertes Ersatzteilmanagementmodell entscheiden, legen Sie den Bedarf zwischen den Teilnehmern zusammen. Anstatt dass ein Unternehmen mehr Teile vorrätig hält, als es benötigt, um Ausfallzeiten zu minimieren, können zwei Unternehmen die Gesamtmenge der Teile unter sich aufteilen und nach Bedarf verschieben. Bei einer Ausweitung auf alle Maschinen in allen Werken oder alle Werke im Pool kann jeder weniger Ersatzteile vorhalten. Gemeinsam sind die Teilnehmer näher an der optimalen Anzahl von Teilen für die Anzahl der vom Pool abgedeckten Maschinen.
2) Reduzierte Ausfallzeiten
Auf der Angebotsseite hilft Ihnen das Pooling, seltene, unvorhersehbare Ereignisse abzudecken. In der Ersatzteilbranche könnte dies z. B. der Fall sein, wenn Sie einen zweiten Motor benötigen, während Sie bereits auf die Lieferung eines Motors desselben Typs warten (was normalerweise Wochen oder Monate dauert). Die Wahrscheinlichkeit, dass so etwas passiert, ist zwar gering, aber sie ist nie gleich null. Wenn Sie schneller auf mehr Ersatzteile zugreifen können - über einen internen oder externen Pool -, müssen Sie diese Ereignisse logischerweise nicht so sehr fürchten. Wenn Ihre Ersatzteilversorgung gepoolt ist, können Sie im Notfall lange Vorlaufzeiten vermeiden, indem Sie die Teile entweder von lokalen Betrieben oder von einem Marktplatz von Lieferanten beziehen. Durch das Pooling von Ersatzteilen können die Wartungsteams viel schneller reagieren, was eine zusätzliche Sicherheit gegen ungeplante Ausfallzeiten bietet.
3) Effizientere (und kostengünstigere) Beschaffung
Durch das Pooling von Ersatzteilen können Beschaffungsmanager intelligentere und kostengünstigere Entscheidungen treffen. Normalerweise kaufen Beschaffungsteams Teile von einer kleinen Liste von Herstellern, und sie zahlen möglicherweise höhere Kosten, um ein Ersatzteil von dem Unternehmen zu erhalten, das sie am besten kennen. Der Zugriff auf einen breiteren Ersatzteilkatalog von einer Vielzahl von Lieferanten ist zeit- und recherche intensiv und macht es schwierig, Prioritäten zu setzen, wenn kurzfristiger Wartungsbedarf und das Risiko eines Ausfalls drohen. Die Einkäufer können keine Preise vergleichen und ihre Nachfrage nicht ausnutzen.
Durch die Beteiligung an einem Ersatzteilpool haben die Beschaffungsabteilungen mehr Möglichkeiten und Kontrolle über ihr Angebot. Erstens müssen sie möglicherweise gar nichts kaufen - die Teile könnten bereits an einem anderen Ort innerhalb des Unternehmens vorrätig sein. Wenn der interne Pool das Teil nicht liefern kann, bietet das Pooling als Konzept den Beschaffern Zugang zu mehr Daten über die Verfügbarkeit, den Standort und die Nachfrage von Ersatzteilen. Das Beschaffungsteam kann sich dann anhand wichtiger Kriterien für einen Lieferanten entscheiden, anstatt wie bisher üblich vorzugehen, und so möglicherweise Zeit und Geld sparen. Letztendlich bedeutet das Ersatzteil-Pooling, dass die Beschaffung auf der Käuferseite viel einfacher - und kostengünstiger - ist, während die Lieferanten Zugang zu einem größeren Kundenstamm haben.
4) Höhere Widerstandsfähigkeit der Lieferkette
In den letzten zehn Jahren sind größere Unterbrechungen der Versorgungskette fast zur Normalität geworden. Als die Covid-19-Pandemie ausbrach, wurde die Bedeutung der Widerstandsfähigkeit der Lieferkette zu einem wichtigen Thema.Ein Jahr später legte das Schiff Ever Given den Handel durch den Suezkanal lahm und erteilte der Welt eine Lektion in Sachen Anfälligkeit von Lieferketten. Der Brexit, der Konflikt in der Ukraine und die Überschwemmung eines wichtigen Halbleiterlieferanten sind allesamt Beispiele für weitere aufsehenerregende Unterbrechungen.
Wie verbessert die Bündelung die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette? Wenn die Lieferkette unterbrochen wird, ist ein Teilepool wie ein erstklassiges Immunsystem. Wenn Sie als Ersatzteilkäufer (Maschinenbetreiber) ausfallen, haben Sie immer noch eine Reservekette aus lokalen Lieferungen und internen Beständen. Große externe Pools, die ganze Branchen (und damit ganze Bereiche der Lieferkette) abdecken, machen die gesamte Kette widerstandsfähiger und ermöglichen es den Unternehmen, Ressourcen gemeinsam zu nutzen und besser zu planen, um Worst-Case-Szenarien zu vermeiden. Auch ohne größere Störungen kann ein interner Länderpool mehr Stabilität für Länder bedeuten, in denen die externe Beschaffung einfach schwierig ist.
5) Mehr Betriebskapital
Wenn Unternehmen Teile zusammenlegen und Angebot und Nachfrage bündeln, steigern sie ihre Effizienz drastisch. Außerdem tragen optimierte Lagerbestände, weniger ungeplante Ausfallzeiten und niedrigere Gesamtbeschaffungskosten zu erheblichen Kosteneinsparungen bei. Ein Artikel von Karsten und Basten aus dem Jahr 2014 legt beispielsweise nahe, dass durch Pooling jährliche Einsparungen von 44 % erzielt werden können. Unsere Erfahrung und die vorhandenen wissenschaftlichen Erkenntnisse zeigen, dass das Pooling von Ersatzteilen wesentlich arbeitskapitaleffektiver ist als das Arbeiten in Silos.
6) Reduzierte Verschwendung
In den letzten Jahrzehnten ist die Abfallreduzierung immer mehr in den Vordergrund der globalen Unternehmensstrategien gerückt. Politische Veränderungen (wie der EU Green Deal) schaffen zusätzliche Anreize - und Bestrafungen. Die Abfallreduzierung ist ein Nebenprodukt des Pooling, da die Zusammenführung von Angebot und Nachfrage bedeutet, dass weniger Teile gelagert und die gelagerten Teile häufiger verwendet werden. Dies wiederum bedeutet, dass weniger Teile veraltet sind oder zerstört werden. Letzteres mag einige überraschen, aber es ist wichtig zu wissen, dass Ersatzteile eine gewisse Haltbarkeit haben. Elektronik wird zum Beispiel oft nach 1 bis 2 Jahren unzuverlässig oder unbrauchbar, Förderbänder nach 5 bis 7 Jahren. Unternehmen vergeuden Geld und Ressourcen, wenn sie einfach zu viele Ersatzteile irgendwo im Regal liegen haben. Durch den kontinuierlichen Austausch von Ersatzteilen hingegen wird der gesamte Verbrauch von Ersatzteilen im industriellen Ökosystem reduziert. Einfach ausgedrückt: Mit dem Ersatzteilpooling werden mehr Teile effektiv genutzt; es werden weniger Teile gekauft und weggeworfen. .
Warum betreiben nicht mehr Unternehmen ein Ersatzteil-Pooling?
Wenn die Vorteile des Ersatzteilpoolings so eindeutig sind, warum setzen dann nicht mehr Unternehmen auf diesen Ansatz? Die Wahrheit ist, dass die meisten Unternehmen mit einer Reihe von Hindernissen für eine effiziente Pooling-Strategie konfrontiert sind. Wenn man sich auf interne Pools konzentriert (was eigentlich relativ einfach sein sollte), ergeben sich in der Regel mehrere Herausforderungen:
- Fragmentierte IT-Systeme - Viele Unternehmen arbeiten mit mehreren ERPs - manchmal bis zu 200 - und diese ERPs sind selten integriert. Dieser Mangel an Konnektivität behindert die gemeinsame Nutzung von Daten und führt sogar dazu, dass einige Betriebe Excel-Tabellen für die Teileverfolgung verwenden.
- Dateninkonsistenzen - Ein einheitlicher Ersatzteilkatalog und standardisierte Benennungskonventionen fehlen häufig, was das Auffinden von Teilen an verschiedenen Standorten erschwert.
- Lokale KPIs - Standortspezifische KPIs für Betriebszeit und Verfügbarkeit können dazu führen, dass lokale Manager ihren eigenen Ersatzteilbeständen Vorrang vor der gemeinsamen Nutzung mit anderen Standorten einräumen, selbst wenn benachbarte Werke Bedarf haben
- Logistische und finanzielle Hürden - Viele Werke arbeiten als unabhängige finanzielle Einheiten, die bei jeder gemeinsamen Nutzung von Teilen buchhalterische Anpassungen erfordern. Darüber hinaus kann der Transport von Teilen zwischen den Standorten logistische Herausforderungen mit sich bringen, vor allem in großem Umfang.
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Wenn diese Herausforderungen Sie daran hindern, einen internen Teilepool einzurichten, kann Sparrow Sie mit einer Lösungunterstützen.
Pooling: eine Lösung für das Ersatzteilmanagement
Pooling ist ein Muss, wenn es um das Ersatzteilmanagement geht. Unabhängig davon, ob Sie klein anfangen und Teile intern in Ihrem Unternehmen poolen oder sich einem größeren externen Pool mit mehreren Akteuren der Lieferkette anschließen, bietet das Teilepooling Zugang zu einer vernünftigen Methode der Ersatzteilverwaltung, die Ihnen sowohl Geld als auch Zeit spart. Außerdem wird Ihr Betrieb dadurch widerstandsfähiger, denn Sie erhalten Ersatzteile, wann und wo Sie sie brauchen. Diese Strategie kommt nicht nur einzelnen Akteuren im Produktionssystem zugute; die Wissenschaft zeigt, dass Pooling auch die beste Option für eine optimierte, widerstandsfähige Lieferkette ist. Angesichts der Tatsache, dass Unterbrechungen eher die Regel als die Ausnahme sind, ist dies wichtiger denn je.