Pooling: Damit optimieren Sie Ihr Ersatzteilmanagement

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Das Ersatzteilmanagement ist ein komplexer Geschäftsbereich. Denn es verlangt eine ständige Gratwanderung zwischen der Beschaffung eines wichtigen Teils genau zum richtigen Zeitpunkt (um Ausfallzeiten zu minimieren) und dem Versuch, den Lagerbestandswert möglichst niedrig zu halten (um die Bevorratungskosten zu minimieren).

Darüber hinaus ist die Optimierung des Ersatzteilmanagements keine leichte Aufgabe, da Sie auf der Basis von Wahrscheinlichkeiten arbeiten. Insbesondere bei Ersatzteilen, die für den Geschäftsablauf entscheidend sind, ist es wichtig, die Wahrscheinlichkeit zu errechnen, mit der Sie zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt ein ganz bestimmtes Ersatzteil für eine ganz bestimmte Maschine benötigen werden. Genau zu modellieren, wie hoch diese Wahrscheinlichkeit sein könnte, stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. 

Um diese Herausforderung zu überwinden, ist das sogenannte Pooling wirkungsvoll. Denn die Wahrscheinlichkeitsforschung besagt, dass es ohne oder mit nur wenigen Daten schwierig ist, vorauszusagen, wann ein Ersatzteil benötigt werden könnte. Dank Pooling, dem Ausbalancieren von Angebot und Nachfrage, erhalten Sie Zugriff auf mehr Daten und gleichzeitig mehr Ersatzteile. Dies ermöglicht Ihnen, Ihr Ersatzteilmanagement zu optimieren und somit die Chance zu erhöhen, die Wahrscheinlichkeiten korrekt vorauszusagen. Im Vergleich zu anderen Systemen ist das Pooling sehr viel kosteneffizienter und relativ einfach zu implementieren. Es ist jedoch nicht so weit verbreitet, wie man meinen könnte. Dabei verpassen Unternehmen, die nicht mit Pooling arbeiten, eine riesige Chance. Im Folgenden erklären wir genauer, warum Pooling so interessant ist und wie es funktioniert.


Was ist Ersatzteilpooling?

Ersatzteilpooling bedeutet, dass mehrere interessierte Parteien Zugriff auf einen gemeinschaftlichen Pool, d.h. Bestand an Ersatzteilen erhalten. Dies kann beispielsweise durch eine digitale Plattform wie etwa ein Marketplace-System erfolgen. Es wird oft angenommen, dass Pooling nur intern stattfindet, doch es gibt verschiedene Ebenen, nämlich: 

Internes Pooling: Dabei werden die Ersatzteile aller Ihrer Unternehmensstandorte in einem virtuellen oder physisch realen Lagerraum zusammengefasst. Auf diese Weise kann jeder innerhalb des Unternehmens, der ein Ersatzteil benötigt, darauf jederzeit intern zugreifen. Internes Pooling kann auf drei verschiedene Arten organisiert werden:

  • Zentrales internes Pooling: Dabei werden alle Teile zentral gelagert und auf Anfrage ausgeliefert.
  • Internes Pooling an mehreren Standorten: Dabei werden die meisten Ersatzteile nur am Hauptstandort und einige wenige wichtige Teile an mehreren Unternehmensstandorten gelagert.
  • Internes Poolingnetzwerk: Dabei werden die Bestände aus verschiedenen Standorten erfasst, ohne dass eine zentrale Lagerung stattfindet.

Externes Pooling: Dabei werden die Ersatzteilbestände mehrerer Unternehmen zu einem Ersatzteilpool zusammengefasst und den Poolingpartnern wie zum Beispiel ähnlichen Unternehmen, Ersatzteilzulieferern oder Maschinenbauunternehmen, der Zugriff auf den gemeinsamen Ersatzteilbestand ermöglicht. Die Kooperationspartner fungieren dabei entweder nur als Ersatzteilverkäufer oder aber auch als -käufer. Die verschiedenen Spielarten sind in diesem Fall: 

  • Kooperatives Bestandspooling: Dabei kennen die Partner die jeweiligen Bestände und stimmen zu, Ressourcen miteinander zu teilen. Ein Beispiel ist der IATP - International Airlines Technical Pool, ein Pool von mehr als 100 Fluggesellschaften, die Flugzeugbergungskits, Flugzeugteile und Werkzeuge, Bodenabfertigungsgeräte und sogar Arbeitskräfte oder Einrichtungen gemeinschaftlich nutzen.
  • Offenes Bestandspooling: Bei dieser Art Pooling erfolgen Nachfrage und Austausch von Ersatzteilen anonym, sodass auch Konkurrenten Bedarf nach Ersatzteilen anmelden können. Dies entspricht auch der Funktionsweise von Sparrow: Wir ermöglichen Ihnen, Ersatzteile von allen Anbietern in Ihrer Nähe zu beziehen.

Was sind die Hauptvorteile des Poolings?

1) Gebündelte Nachfrage 

Einer der Hauptvorteile des Pooling ist, dass die Nachfrage zentral an einer Stelle gebündelt wird. Für Ersatzteile ist dies besonders nützlich, da sie auf Wahrscheinlichkeitsberechnung basiert und somit fehleranfällig ist. Das bedeutet, dass Sie fast immer mehr Ersatzteile auf Lager haben, als Sie jemals brauchen werden und aber auch gleichzeitig nie genug für ungewöhnliche Situationen. Das folgende Beispiel verdeutlicht dieses Problem: 

Auf der einen Seite können Sie nie wissen, wann Sie ein Teil tatsächlich brauchen werden, auch nicht mit dem besten Vorhersagemodell. So gehen Sie womöglich davon aus, dass Sie ein bestimmtes Teil durchschnittlich nur alle zwei Jahre brauchen werden, und dann brauchen Sie plötzlich fünf Stück von eben diesem Teil gleichzeitig. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie genau fünf Stück in der Halle verfügbar haben, in der die Maschine kaputt geht, ist sehr gering, so dass Sie immer auf eine böse Überraschung gefasst sein müssen. 

Auf der anderen Seite haben Sie höchstwahrscheinlich mehr Ersatzteile in Ihrem Lager liegen als Sie tatsächlich brauchen. Lassen Sie uns annehmen, die Wahrscheinlichkeit des Motorstillstands einer Ihrer Maschinen betrage ca. 2 Prozent. Sollten Sie 20 Maschinen besitzen, können Sie aber nicht 0,4 Motoren auf Lager haben, sondern nur einen. Aber das sind 0,6 Motoren mehr als Sie tatsächlich brauchen!

Kooperatives Ersatzteilpooling ermöglicht Ihnen, die Nachfrage auf mehrere Schultern zu verteilen. Anstatt dass ein Unternehmen einen Motor lagert, bevorraten zwei Unternehmen einen (genau die Menge, die sie durchschnittlich von diesem Ersatzteil benötigen). Wenn Sie dies auf alle Maschinen in Ihrer Fabrik bzw. alle Fabriken des Pools ausweiten, kann jeder Kooperationspartner weniger Ersatzteile vorrätig halten, weil gemeinsam die optimale Anzahl von Teilen pro Anzahl der vom Pool abgedeckten Maschinen erreicht wird. 

2) Aggregatversorgung

Auf der Angebotsseite sind Sie dank Pooling auch auf unvorhersehbare, sehr selten auftretende Ereignisse vorbereitet. In der Ersatzteilbranche wäre ein Beispiel dafür ein zweiter Motor, den Sie auf einmal benötigen, während Sie auf die Lieferung eines baugleichen Modells warten (die in der Regel Wochen oder Monate dauert). Es ist zwar sehr unwahrscheinlich, dass dies passiert, es kann aber vorkommen. Können Sie schneller auf Ersatzteile zugreifen, ob mithilfe eines internen oder externen Pools, ist es unwahrscheinlicher, dass diese unvorhersehbaren Ereignisse den reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens gefährden. Beim Bestandspooling innerhalb Ihres Unternehmens oder zwischen den Kooperationspartnern erhöht sich die Effizienz des Ersatzteilmanagements über die gesamte Lieferkette hinweg. Firmen, die Ersatzteile benötigen, können auf die ihnen am nächsten gelegenen Teile zugreifen, und Ersatzteilverkäufer erreichen eine größere Kundenzahl, ob nah oder fern.

3) Gebündelte Beschaffung

Pooling macht den Weg für gebündelte Beschaffung frei. Warum? Weil Pooling zu besseren Daten führt, und bessere Daten zu besserer Planung. 

In der Regel kaufen Unternehmen bei den gleichen lokalen Herstellern ein und zahlen eventuell höhere Kosten, um ein Ersatzteil von dem Zulieferer zu erhalten, den sie am besten kennen. Dies ist oft in blanker Notwendigkeit begründet, denn die Ausfallzeit von Maschinen ist generell sehr teuer und die Unternehmen können oft nicht leicht auf andere Anbieter zugreifen.

Bei diesem gängigen Weg der Ersatzteilbeschaffung haben die Verantwortlichen keinen Zugriff auf einen Ersatzteilkatalog, der verschiedene Anbieter enthält. Das bedeutet wiederum, dass sie kaum Preisvergleiche anstellen oder ihre Kaufkraft erhöhen können. 

Beim Pooling hingegen erhalten Sie Zugriff zu mehr Daten bezüglich Verfügbarkeit, Standort und Nachfrage von Ersatzteilen, sowohl innerhalb Ihres gesamten Unternehmens als auch ausgeweitet auf die Kooperationspartner. Dieses Verfahren macht die gesamte Lieferkette transparenter und öffnet die üblichen Anbieter für den Wettbewerb. Das Ergebnis? Die Beschaffung von Ersatzteilen wird deutlich einfacher und günstiger, während Zulieferer von einem komplett neuen Kundenstamm profitieren. 

4) Stabilität der Lieferkette gegenüber Belastungen

Das unvorhersehbare Ereignis des Jahres 2020 war natürlich COVID-19. Als die Pandemie zu Beginn des Jahres ausbrach, rückte die Bedeutung einer widerstandsfähigen Lieferkette stark in den Vordergrund. Doch bereits lange bevor die Pandemie Märkte und Menschen fest im Griff hatte, war Resilienz ein wichtiges Thema. Denn beinahe jedes Weihnachten leidet die Lieferkette unter einer großen Belastung, so groß, dass 2017 US-Zeitungen davon sprachen, dass Lieferverzögerungen „Weihnachten zu ruinieren“ drohten

Auch politische Veränderungen wie der Brexit haben jetzt (und auch in Zukunft) große Auswirkungen auf internationale Lieferketten. Darüber hinaus ist in manchen Ländern mit historisch undurchsichtigen Abläufen in Zoll und Verwaltung (wie China oder Russland) die Beschaffung von Ersatzteilen eine nicht enden wollende Herausforderung. 

Welchen Beitrag kann das Pooling leisten, um die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette zu verbessern? Ganz einfach, bei Unterbrechungen in der Lieferkette wie in der Coronazeit über einen Ersatzteilpool zu verfügen, ist als hätte Ihr Unternehmen ein einwandfrei funktionierendes Immunsystem. Als Bevorrater von Ersatzteilen (Maschinenbetreiber) haben Sie beim Ausfall anderer Lieferanten noch zur Sicherheit eine zweite Lieferkette von lokalen Versorgern und intern gelagertem Bestand. Darüber hinaus machen große externe Bestandspools, die ganze Industriezweige (und damit ganze Bereiche der Lieferkette) abdecken, die gesamte Lieferkette krisenfester und ermöglichen Unternehmen, Ressourcen zu teilen und besser zu planen, um Worst-Case-Szenarien zu vermeiden. Im Fall von Ereignissen wie dem Brexit und in Ländern, in denen sich die Beschaffung im Ausland als schwierig erweist, kann ein Bestandspool im eigenen Land höhere Stabilität für die gesamte Branche und für die inländische Wirtschaft bedeuten. 

5) Freisetzung von Betriebskapital

Einfach gesagt erhöht sich Ihre Effizienz drastisch, wenn Sie sowohl Angebot als auch Nachfrage mit Ersatzteilpooling regeln. Sowohl unsere eigene Erfahrung als auch Statistiken besagen, dass diese erhöhte Effizienz automatisch große Kosteneinsparungen mit sich bringt. So wurden in einer Studie von Frank Karsten und Rob Basten aus dem Jahr 2014 durch das Pooling mögliche jährliche Einsparungen von 44 % berechnet. Daraus lässt sich schließen, dass dank Pooling Ihr Betriebskapital sehr viel effizienter genutzt werden kann als mit anderen Ersatzteilmanagement-Methoden. 

6) Müllreduzierung

Beobachter und politische Entscheidungsträger sehen einen „grünen Aufschwung“ als Allheilmittel für gleich zwei globale Krisen: den Klimawandel und die COVID-19-Pandemie. Daraus folgt, dass im kommenden Jahrzehnt die Müllreduzierung im Mittelpunkt von Unternehmen stehen wird, nicht zuletzt aufgrund der finanziellen Anreize und Bestimmungen des von der EU aufgesetzten „Green Deal“. Müllreduzierung ist ebenfalls ein positiver Nebeneffekt des Pooling, da die Bündelung von Angebot und Nachfrage dazu führt, dass weniger Teile gelagert werden und die gelagerten häufiger genutzt werden. Das hat wiederum zur Folge, dass weniger Ersatzteile obsolet oder zerstört werden. Warum zerstört? Man darf nicht vergessen, dass Ersatzteile nur eine begrenzte Lagerfähigkeit haben. So sind Elektrogeräte nach ein bis zwei Jahren Lagerung nicht mehr nutzbar, Förderbänder nach fünf bis sieben Jahren. Allein durch die Tatsache, dass Sie Ersatzteile auf irgendeinem Regalbrett stehen haben, geben Sie unnötig Geld aus und verbrauchen unnötig Ressourcen. Befinden sich Ersatzteile jedoch kontinuierlich in Rotation, kann das sogar bedeuten, dass Sie dafür bezahlt werden und der Gesamtverbrauch in Ihrer Branche sinkt, denn weniger Teile werden gekauft und weniger weggeschmissen. 

Pooling: das Allheilmittel im Ersatzteilmanagement

Um Pooling kommt man beim Ersatzteilmanagement nicht herum. Egal ob Sie mit einem unternehmensinternen Pool klein beginnen oder gleich groß einsteigen, indem Sie einem externen Bestandspool mit mehreren Akteuren der Lieferkette beitreten, erhalten Sie Zugang zu einem Ersatzteilmanagementsystem, das auf gesunden Menschenverstand aufbaut, mit dem Sie Zeit und Geld sparen und das Ihnen gleichzeitig ermöglicht, sich Ersatzteile zu beschaffen, wann und wo immer Sie welche benötigen. Und damit helfen Sie nicht nur Ihrem eigenen Unternehmen. Denn es ist wissenschaftlich erwiesen, dass Pooling die beste Option für die bessere Funktionsweise und Resilienz der gesamten Lieferkette ist. In den unsicheren Zeiten, in denen wir leben, ist dies wichtiger als je. 

In unserem nächsten Artikel wird es um die Zukunft des Ersatzteilmanagements gehen. Schauen Sie gerne hier vorbei und lernen Sie mehr über wissenschaftsbasierte Tatsachen im Bereich Ersatzteile!