Bei der Beschaffung und Bestandsverwaltung kann die Art und Weise, wie Sie Ersatzteile klassifizieren und benennen, die betriebliche Effizienz erheblich beeinflussen. Ein standardisiertes System für die Klassifizierung von Ersatzteilen sorgt für mehr Klarheit und weniger Verwirrung, was zu einer effizienteren Beschaffung und Bestandsverwaltung führt. Wenn Sie Ihre Beschaffungsorganisation nach Klassen ausrichten, können Sie Zeit und Geld sparen. Im Folgenden werden die besten Verfahren für die Klassifizierung von Ersatzteilen in Ihrem Bestand vorgestellt.

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Was ist eine Ersatzteilklassifizierung?

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Unter Ersatzteilklassifizierung versteht man die Gruppierung von Teilen nach gemeinsamen Merkmalen wie Art (z. B. mechanisch, elektrisch), Wert (als Teil einer ABC-Analyse), Kritikalität (aus einer VED-Analyse), Funktion oder Beziehung zu anderen Komponenten. Dazu gehören auch Benennungskonventionen, ein Faktor, der von den operativen Teams vor Ort oft übersehen wird. 

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Ziel der Klassifizierung von Ersatzteilen ist es, ein strukturiertes System zur Identifizierung und Verwaltung der verschiedenen Ersatzteile zu schaffen, die ein Betrieb vorrätig halten muss.

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Welche Vorteile haben Unternehmen, die ein Klassifizierungssystem für Ersatzteile verwenden?  

Die Klassifizierung von Ersatzteilen ist ein entscheidender (und äußerst wirkungsvoller) Schritt in jedem Fertigungsbetrieb, auch wenn die Einrichtung eines solchen Systems Überlegungen und Strategien erfordert. Systeme zur Klassifikation von Ersatzteilen helfen Unternehmen beim Aufbau effizienter Arbeitsabläufe zur Bestandsverwaltung, indem sie Artikel für eine ähnliche Verarbeitung gruppieren. Überprüfen Sie zum Beispiel einmal im Jahr den Wert aller A-Teile.

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Ein gut durchdachtes Klassifizierungssystem für Ersatzteile macht es für jeden in Ihrem Unternehmen einfacher zu verstehen, was jedes Teil ist, wohin es gehört und welche Funktion es hat. Diese Einheitlichkeit ist entscheidend für die Reduzierung von Fehlern, die Vereinfachung von Schulungen und die Verbesserung der Bestandsverfolgung und der Bestellprozesse im Rahmen Ihrer Ersatzteilverwaltung.

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Durch die Implementierung eines robusten Klassifizierungssystems für Ersatzteile können Hersteller ihre Lagerbestände optimieren, die Transport- und Beschaffungskosten senken, die Servicequalität verbessern und letztlich die betriebliche Effizienz insgesamt steigern.

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Wie baut man ein System zur Klassifizierung von Ersatzteilen auf?

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Definieren Sie interne Ziele

Bevor Sie Ihren Ersatzteilbestand effektiv klassifizieren können, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, warum Sie ein solches System einführen, was Sie zu erreichen hoffen und wie Sie dieses System innerhalb Ihrer Ersatzteilverwaltung nutzen werden. Diese Zielsetzung legt den Grundstein für den Klassifizierungsprozess, indem sie ihm Fokus und Richtung gibt.  

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Der Ersatzteilbedarf und die Prioritäten eines Herstellers sind je nach Betrieb, Ausrüstung und Branche unterschiedlich. Durch die Festlegung interner Ziele im Vorfeld kann das Ssystem zur Klassifizierung von Ersatzteilen so zugeschnitten werden, dass es die einzigartigen Wartungsanforderungen und Geschäftsziele des Unternehmens unterstützt.

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Interne Ziele ermöglichen es den Unternehmen auch zu bewerten, ob die Ersatzteilklassifizierung erfolgreich ist und die gewünschten Vorteile für die Bestandsverwaltung bringt. Diese Ziele können die Reduzierung des Lagerbestands, die Verbesserung der Verfügbarkeit kritischer Teile, die Rationalisierung der Beschaffung oder eine effizientere Instandhaltungsplanung betreffen.

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Wählen Sie ein System zur Klassifizierung von Ersatzteilen 

In diesem Artikel werden wir die standardisierten Produktklassifizierungssysteme besprechen.  

Es gibt drei Haupttypen von Systemen zur Ersatzteilklassifizierung, die in der Fertigung verwendet werden:

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1. Offene Klassifizierungssysteme

Offene Systeme zur Klassifizierung von Ersatzteilen (z. B. eCl@ss) sind standardisierte, von Branchenexperten oder Organisationen entwickelte Rahmenwerke. Sie sind in verschiedenen Branchen weit verbreitet und bieten einen universellen Ansatz zur Klassifizierung vieler Komponenten und Produkte, darunter auch Ersatzteile. Diese Systeme haben den Vorteil, dass es eine Gemeinschaft, bewährte Anwendungsfälle, Literatur und Dienstleistungsanbieter gibt, die bei der Implementierung helfen können. 

Zu den wichtigsten Merkmalen offener Klassifikationsssysteme gehören:

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• Standardisierte Nomenklatur und Kodierung
• Eine Reihe von Merkmalen pro Klasse
• Predefined hierarchy
• Regelmäßige Aktualisierungen zur Berücksichtigung von Änderungen in der Branche
• Leichte Implementierung in der Ersatzteilverwaltung durch leicht verfügbare Dokumentation und Unterstützung

Beispiele für offene Klassifizierungssysteme sind ETIM und der United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC).

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2. Proprietäre Klassifizierungssysteme

Proprietäre Klassifizierungssysteme sind benutzerdefinierte Rahmenwerke, die von Unternehmen oder Softwareanbietern entwickelt werden. Diese Systeme sind oft auf die besonderen Bedürfnisse einer bestimmten Branche oder Organisation zugeschnitten.

Hier sind einige Vorteile der Verwendung eines proprietären Klassifikationssystems:

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• Maßgeschneidert für die Bedürfnisse einer bestimmten Branche
• Integration in firmeneigene Software und Systeme
• Potenzial für Wettbewerbsvorteile durch einzigartige Optimierung
• Größere Kontrolle über Systemaktualisierungen und -änderungen

Bei Sparrow haben wir zum Beispiel ein maßgeschneidertes Klassifikationssystem entwickelt, das unserer Meinung nach am besten für Ersatzteilnutzer geeignet ist.

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3. Hausgemachte Systeme zur Klassifizierung

Wie der Name schon sagt, werden hausgemachte Klassifizierungssysteme von Unternehmen intern entwickelt, um ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen. Diese Systeme werden oft erstellt, wenn bestehende offene oder geschlossene Systeme die Anforderungen eines Unternehmens nicht vollständig erfüllen.

Merkmale selbst entwickelter Klassifikationssysteme:

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• Starke Anpassung an die spezifischen Prozesse und die Terminologie des Unternehmens
• Flexibel und leicht modifizierbar, wenn sich die Anforderungen ändern
• Möglicherweise intuitiver für interne Benutzer, die mit unternehmensspezifischen Praktiken zur Ersatzteilverwaltung vertraut sind 
• Kann erhebliche Ressourcen für die Entwicklung und Wartung erfordern

Selbst entwickelte Systeme bieten zwar ein Höchstmaß an Anpassungsmöglichkeiten, können aber auch Herausforderungen in Bezug auf die Standardisierung und die Kommunikation zwischen den Unternehmen mit sich bringen. Sie können auch arbeits- und zeitintensiv sein, und wenn das Team, das an der Klassifizierung arbeitet, nicht so erfahren ist, kann das Endergebnis schwächer sein als eine Lösung von der Stange.  

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Implementierung von Klassen für Ihre Daten

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Wenn Sie sich für ein offenes oder proprietäres System zur Klassifizierung entschieden haben, wird die Implementierung viel einfacher sein - vorausgesetzt, Sie haben einen vertrauenswürdigen Partner (wie Sparrow!), der Ihnen hilft. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihr eigenes Klassifikationssystem zu definieren, finden Sie hier einen Leitfaden für die Implementierung eines hausgemachten Systems:  

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1. Beginnen Sie mit groben Kategorien

Beginnen Sie damit, die Hauptmerkmale zu bestimmen, die jede Klasse von Ersatzteilen definieren sollten. Dabei sollte es sich um weit gefasste Gruppen handeln, die auf ihrer allgemeinen Funktion oder dem Gerät, zu dem sie gehören, basieren. Beispielsweise bieten Kategorien wie „elektrisch“, „mechanisch“, „hydraulisch“ oder „pneumatisch“ eine klare Unterscheidung auf hohem Niveau. Andere grobe Kategorien könnten Nutzungshäufigkeit, Kritikalität oder Kosten sein.

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2. Aufschlüsselung in Unterkategorien

Legen Sie innerhalb jeder Hauptkategorie Unterkategorien fest. Wenn Sie eine breite Klassifizierung nach Teiletyp vornehmen, können Sie beispielsweise „Motoren“, „Sensoren“ oder „Kabel“ unter der übergeordneten Kategorie „Elektrik“ einordnen. Dieser Schritt trägt dazu bei, den Sortierprozess weiter zu verfeinern und die Teile leichter zu finden und zu verwalten.

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3. Fügen Sie je nach Bedarf weitere Unterkategorien hinzu

Fügen Sie je nach Bedarf immer spezifischere Unterkategorien hinzu. Je nach Suchfunktion der Lösung Ihrer Bestandsverwaltung kann es von Vorteil sein, viele relevante Unterkategorien zu einem einzelnen Produkt hinzuzufügen, damit es unabhängig von der Suchanfrage gefunden werden kann.

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Integrieren Sie das gewählte System in Ihre Arbeitsabläufe

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Wenn ein detailliertes Ersatzteilklassifizierungssystems und eine Strategie vorliegen, besteht der nächste Schritt darin, diese Strukturen in die täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren.

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1. Identifizieren Sie Berührungspunkte

Stellen Sie dar, wie das neue System zur Ersatzteilklassifizierungssystem in die umfassenderen Prozesse Ihrer Wartung und Bestandsverwaltung integriert wird. Stimmen Sie diese Integrationspunkte mit den relevanten Interessengruppen ab, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.

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2. Sicherstellen der Sichtbarkeit

Stellen Sie sicher, dass die Informationen über die Ersatzteilklassen für alle relevanten Interessengruppen sichtbar sind, insbesondere für Funktionen wie Beschaffung, Betrieb und Finanzen. Eine Lösung für die Ersatzteilverwaltung kann dabei helfen, sofern alle Beteiligten Zugriff darauf haben.

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3. Dokumentation und Schulung

Stellen Sie sicher, dass das neue Klassifikationsssystem umfassend dokumentiert wird und dass diese Dokumentation für alle Beteiligten zugänglich ist. Anschließend schulen Sie die Mitarbeiter darin, wie man Ersatzteileeile im Rahmen des Klassifizierungssystems richtig identifiziert, anfordert und verwaltet.

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4. Überwachung und Iteration

Die meisten Bestände und Zielsetzungen sind nicht völlig statisch, also sollte es auch ein System zur Klassifizierung von Ersatzteilen nicht sein. Überwachen Sie kontinuierlich die Effektivität der Ersatz und passen Sie sie an die sich ändernden Geschäftsanforderungen an.

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Schlussfolgerung

Arbeitsabläufe ändern sich, und das sollte auch Ihr Klassifikationssystem. Sparrow sorgt dafür, dass Ihr System regelmäßig aktualisiert wird, damit es relevant und effektiv bleibt. Die Implementierung eines standardisierten Systems zur Klassifizierung von Ersatzteilen in Ihrem Bestand geht über die reine Organisation hinaus. Durch eine klare Klassifizierung der Ersatzteile verbessern Sie die Kommunikation, reduzieren Fehler und rationalisieren die Prozesse Ihrer Bestandsverwaltung. Der Schlüssel liegt darin, mit allgemeinen Kategorien zu beginnen, zu spezifischen Unterkategorien überzugehen und realistische Klassenparameter festzulegen, die durch eine solide Dokumentation und Schulung unterstützt werden. Mit diesen Praktiken wird die Verwaltung Ihres Ersatzteil-Ökosystems viel einfacher, weniger kostspielig und effektiver.

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