Eine Studie von Deloitte über die Widerstandsfähigkeit des Ersatzteilmarktes hat ergeben, dass in vielen Bereichen des Maschinenbaus mehr als 50% der Ersatzteilbestellungen als dringend eingestuft werden, da die Nichtverfügbarkeit bestimmter Teile schwerwiegende Folgen haben kann. Untersuchungen zeigen auch, dass Investitionen in Ersatzteile 5% bis 10% der Gesamtinvestitionen eines Unternehmens ausmachen können.
Noch beunruhigender ist die Tatsache, dass viele Unternehmen bereits wissen, dass ihr Ersatzteilmanagement alles andere als optimal ist, aber nicht über die Ressourcen oder Werkzeuge verfügen, um diese Probleme anzugehen. Unserer Erfahrung nach fällt es den meisten schwer, die Ursachen zu erkennen, oder sie befürchten, dass eine Änderung ihrer derzeitigen Prozesse ihr Geschäft gefährden könnte.
In einer vernetzten Lieferkette, in der viele Akteure und Prozesse involviert sind, kann es auch eine Herausforderung sein, die notwendigen Veränderungen zu identifizieren. Die Realität ist jedoch, dass viele Unternehmen ihr Ersatzteilmanagement nicht effizient gestalten.
In diesem Artikel teilen wir einige unserer Erfahrungen mit dem Ersatzteilmanagement, um Ihnen bei der Identifizierung der häufigsten Probleme in Ihrem Ersatzteilbetrieb zu helfen. Auf diese Weise können Sie Ihren Bestand besser organisieren und in Zukunft Geld sparen.
Die 4 wichtigsten Herausforderungen für das Ersatzteilmanagement in 2024
Herausforderung #01: Schlechte Datenqualität (intern und extern)
Die meisten Fertigungsunternehmen berichten, dass sie viel Zeit und Ressourcen für die Beschaffung und Verwaltung von Ersatzteilen aufwenden. Wie Sie wahrscheinlich bereits wissen, liegen viele Ersatzteilprobleme außerhalb der Kontrolle des Un ternehmens.
Diese Probleme haben oft ihren Ursprung bei den Ersatzteillieferanten, die nicht genügend Daten oder Transparenz über die Lieferkette zur Verfügung stellen, um die Prozesse zu verbessern. Ohne diese Daten können Unternehmen keine effektiven Beschaffungsentscheidungen treffen. Nehmen wir zum Beispiel ein Unternehmen, das normalerweise Teile von einem Wiederverkäufer beschafft. Wenn eine Veralterungsbenachrichtigung herausgegeben wird, geht sie an den Wiederverkäufer und wird oft nicht an das Unternehmen weitergeleitet, das das Teil letztendlich gekauft hat.
Zusätzlich zu diesen externen Datenproblemen sind Unternehmen auch mit internen Datenproblemen konfrontiert.
Unsere Erfahrung zeigt, dass viele Unternehmen die Verwaltung von Teilen noch nicht ausreichend automatisiert haben, was zu unübersichtlichen Tabellen führt, die oft verstauben und immer ungenauer werden. Falsche Klassifizierungen, unvollständige Teileinformationen, fehlende Attribute oder unterschiedliche Bezeichnungen für die gleichen Teile können einen Datensatz nahezu unbrauchbar machen.
Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf halbmanuelle Prozesse, bei denen mehrere Dateien gleichzeitig bearbeitet werden müssen. So gibt es beispielsweise in jedem Werk eine andere Excel-Tabelle für die Ersatzteilverwaltung. Selbst wenn sowohl externe als auch interne Daten vorhanden sind, kann es daher schwierig sein, sie zu finden und effektiv zu nutzen.
Darüber hinaus ist nicht immer ein Mangel an Digitalisierung das Problem. Wenn Materialmanager an verschiedenen Standorten unterschiedliche Tools oder Plattformen verwenden, ist es oft schwierig, die Daten über Abteilungen und Standorte hinweg konsistent zu halten. Dieses Problem wird noch verschärft, wenn die Verantwortung für das Teilemanagement auf mehrere Abteilungen verteilt ist.
Herausforderung #02: Eine komplexe, unvorhersehbare und manchmal unzuverlässige Lieferkette
Fabriklager können bis zu 1.500 Hersteller, Händler und Zulieferer umfassen, die alle ihre eigenen Lieferzeiten und logistischen Herausforderungen haben. Allein die Anzahl der Lieferanten kann den gesamten Ersatzteilbeschaffungsprozess verkomplizieren und es schwierig machen, sicherzustellen, dass alle benötigten Ersatzteile verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden. Diese Komplexität führt häufig zu Ineffizienz und höheren Kosten, da Unternehmen Schwierigkeiten haben, Bestellungen aus verschiedenen Quellen zu koordinieren.
Die Lieferzeiten sind nicht nur lang, sondern oft auch unzuverlässig. Bei mehr als 50% der Aufträge kommt es zu Verzögerungen von mehr als 30% der erwarteten Lieferzeit, was die Produktionspläne stört und zu ungeplanten Ausfallzeiten führen kann. Diese Unzuverlässigkeit stellt eine große Herausforderung für Hersteller und Unternehmen dar, die auf eine präzise Zeitplanung angewiesen sind, um ihre Produktionstermine einhalten zu können.
Wenn erwartete Lieferzeiten nicht eingehalten werden, kann dies den gesamten Produktionsprozess beeinträchtigen, was zu verpassten Terminen und erhöhtem Druck auf die Ersatzteilmanager führt. Eine Umfrage aus dem Jahr 2022 ergab, dass 78 % der Hersteller einen Stillstand oder eine Produktionsunterbrechung oder eine Produktionsunterbrechung aufgrund fehlender Ersatzteile erlebt haben.
Das Ersatzteilmanagement umfasst mehr als nur die Überwachung der Lagerbestände. Es erfordert einen strategischen Ansatz, um sicherzustellen, dass die richtigen Teile verfügbar sind, ohne dass es zu Über- oder Unterbeständen kommt. Unternehmen benötigen robuste Systeme, um den Verbrauch zu überwachen, den Bedarf vorherzusagen und schnell auf Nachfrageänderungen zu reagieren. Dabei kommen häufig moderne Software und Datenanalyse zum Einsatz, um die Transparenz der Lieferkette und die Entscheidungsfindung zu verbessern.
Herausforderung #03: Ungeeignete Softwarelösungen
Von der Lagerverwaltung bis zum Datenmanagement sind die im Unternehmen eingesetzten Software oft nicht für die Verwaltung von Ersatzteilen geeignet.
Die Kosten von Ersatzteilen im Unternehmen führen oft zur Suche nach geeigneten Software, die bei der Automatisierung helfen. Die meisten Material- und Lagerverwalter stellen jedoch fest, dass die meisten Softwarelösungen unglaublich teuer, schwierig zu bedienen und ziemlich unübersichtlich sind, weshalb sie häufig auf verschiedene "Master"-Excel-Tabellen zurückgreifen.
Unangemessene Softwarelösungen können sich auf zwei verschiedene Arten bemerkbar machen:
- 1. Wichtige Informationen fehlen: Die Software bietet keinen klaren Überblick über die Bestände in verschiedenen Lagern oder Standorten.
- 2. Schlechte Datenqualität: Es ist praktisch unmöglich, mit der Software nach Teilen zu suchen. Teammitglieder müssen daher an verschiedenen Standorten nach Ersatzteilen suchen, die möglicherweise gar nicht vorhanden sind.
Da die Probleme mit Ersatzteilen (und ihren Tabellen) so weit verbreitet sind, sind sich Unternehmen oft nicht bewusst, dass es Lösungen gibt, die über die Funktionen traditioneller ERP-Systeme hinausgehen. Und selbst wenn es eine Lösung gibt, wissen viele nicht, wie sie diese in ihre regulären Prozesse integrieren sollen, einschließlich der Frage, wie die Daten von der Excel-Tabelle in die neue Software übertragen werden sollen oder ob die Teams die Änderungen akzeptieren werden.
Wenn Ersatzteilmanager effizienter werden und Ressourcen sparen wollen, sollten sie damit beginnen, ihre Prozesse zur Beschaffung potenzieller Ersatzteile unternehmensweit zu digitalisieren. Zu diesem Zweck könnten Unternehmen ihre Maschinenteile in einem standort- oder organisationsübergreifenden System zusammenführen.
Die Digitalisierung von Ersatzteilprozessen hilft, Daten aus verschiedenen Lagern in einem einzigen System zu konsolidieren. Ein einziges Tool, das die Daten organisiert, wenn Teile hinzugefügt werden, hilft dabei, diese Daten zu standardisieren und zu bereinigen, auch über mehrere Standorte hinweg. Bei der Entwicklung von Sparrow haben wir eine webbasierte Anwendung implementiert, die externe Daten über Ersatzteilquellen und intelligente Datenanalysen integriert, um eine bessere Planung zu ermöglichen und den Unternehmen jederzeit einen genauen Überblick über den Status der Lieferkette zu geben.
Wir haben immer wieder festgestellt, dass Ersatzteilmanagern, die an verschiedenen Standorten tätig sind, oft ein integriertes Beschaffungssystem fehlt, was dazu führt, dass Gelegenheiten zur Beschaffung von Ersatzteilen in der Nähe verpasst werden. Durch die gemeinsame Nutzung von Daten über eine einzige intelligente Lösung können Manager Silos auflösen und effizientere und kostengünstigere Entscheidungen treffen.
Herausforderung #04: Ersatzteile sind im Lager extrem schwer zu finden
Die Suche nach Ersatzteilen war noch nie einfach. Aufgrund inkonsistenter und oft ungenauer Daten verbringen Techniker oft Stunden mit der Suche nach Teilen, die manchmal gar nicht existieren.
Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem eine Maschine ausfällt und ein wichtiges Teil für die Reparatur benötigt wird. Die Maschine ist für die Produktion von entscheidender Bedeutung und führt zu einem ungeplanten Stillstand in der Fabrik. Ein Techniker wird gerufen, um die Maschine zu reparieren, und stellt fest, dass das Teil in einem nahe gelegenen Lager vorrätig ist. Nachdem er sich auf den Weg dorthin gemacht und das angegebene Regal durchsucht hat, ist das Teil nirgends zu finden.
Nach stundenlangem Durchsuchen der Regale in der Nähe stellt sich heraus, dass das Teil wahrscheinlich aufgrund einer doppelten Dateneingabe dort nicht vorhanden war. Der Techniker wendet sich an das Einkaufsteam und teilt mit, dass das Teil sofort bestellt werden muss, bevor die Produktion wieder aufgenommen werden kann.
Dieses Szenario ist im Ersatzteilmanagement leider allzu häufig anzutreffen. Den Technikern ist oft auch nicht bewusst, dass das Teil möglicherweise in einem anderen Lager oder Werk vorrätig ist, was wesentlich schneller wäre als die Beschaffung neuer Teile beim Hersteller oder Händler.
Das Problem verschärft sich, wenn es um die Beschaffung geht. Je nach Teil und Verfügbarkeit ist es für die Beschaffungsteams oft schwierig, einen geeigneten Ersatz zu finden. In vielen Fällen sind die Teile auch veraltet oder beim Originalhersteller oder -lieferanten nicht mehr erhältlich.
Dies verzögert nicht nur den Reparaturprozess, sondern erhöht auch die Kosten, da die Beschaffungsteams möglicherweise gezwungen sind, Teile auf Sekundärmärkten zu beschaffen oder Alternativen zu Sonderanfertigungen in Betracht zu ziehen, die oft zu langsam sind (da die Ausfallzeit bereits begonnen hat) oder nicht in der Lage sind, das richtige Teil herzustellen.
Die Lösung von Problemen im Ersatzteilmanagement öffnet Türen für KMU
Wie wir gesehen haben, kann das Ersatzteilmanagement sehr kompliziert sein, wenn ein Unternehmen nicht über den richtigen Ansatz und die richtigen Softwarelösungen verfügt. Obwohl es noch viele Lücken zwischen den aktuellen Forschungsergebnissen und dem Ersatzteilmanagement in der Praxis gibt, sollten sich die Unternehmen nicht beunruhigen lassen.
Vielmehr empfehlen wir, die Probleme zu erkennen und als Chance für Verbesserungen zu nutzen. Schließlich hat die Mehrheit der Unternehmen derzeit Probleme mit dem Ersatzteilmanagement, was bedeutet, dass produzierende Unternehmen die Chance haben, sich durch digitale Innovationen einen Wettbewerbsvorteil in der Industrie von morgen zu verschaffen.
Eine kürzlich von der Universität Valladolid in Spanien durchgeführte Studiehat gezeigt, dass die Digitalisierung der Ersatzteil-Lieferkette sowohl den Beteiligten (im Sinne eines effizienteren Logistikmanagements) als auch den Kunden (im Sinne kürzerer Reaktionszeiten) und der Umwelt (im Sinne einer Reduzierung von Energie, Emissionen, Rohstoffen und Abfällen) zugute käme.
Das bedeutet, dass alle vier in diesem Artikel genannten Probleme mit der richtigen Technologie und den richtigen Daten vermieden werden können.
Wir haben Sparrow als Softwarelösung entwickelt, die alle Probleme im Zusammenhang mit Ersatzteilen löst — einschließlich einer digitalen Lieferkette für Ersatzteile in der Kalkindustrie.