Best Practices für die Verwaltung und Instandhaltung von Ersatzteildaten

Die Verwaltung und Pflege von zuverlässigen Ersatzteildaten erfordert kontinuierliche Aufmerksamkeit. Um sicherzustellen, dass Ihre Daten fehlerfrei bleiben, befolgen Sie die folgenden Best Practices aus dem Sparrow Playbook:

‍

‍

Best Practice 1: Definieren Sie Ihr Datenmodell

Ein wichtiger Aspekt bei der Pflege von fehlerfreien Ersatzteildaten ist die Erstellung eines Datenmodells für Ihr Unternehmen.  

‍

Ein Datenmodell ist wie ein gut organisierter Aktenschrank für Ihre Ersatzteildaten. Es stellt sicher, dass alle Ihre Daten leicht zugänglich sind, was Analysen und Aktualisierungen erleichtert.

‍

Schritte zur praktischen Umsetzung:

‍

1. Schlüsselfelder bestimmen: Legen Sie fest, welche Kerninformationen für jedes Ersatzteil erfasst werden müssen (z. B. Teilenummer des Herstellers, Hersteller, Beschreibung, spezifische technische Attribute). Stellen Sie außerdem sicher, dass die Definitionen der einzelnen Felder leicht verständlich sind.
2. ‍
3. Feldformate vereinheitlichen: Stellen Sie sicher, dass die Daten in jedem Feld einem einheitlichen Format folgen, z.B. sollten Datumsfelder immer das Format TT/MM/JJJJ haben.
4. ‍
5. Hierarchien einbeziehen: Gibt es Beziehungen zwischen Teilen (z. B. Baugruppen und Unterbaugruppen), stellen Sie sicher, dass diese in Ihrem Datenmodell berücksichtigt werden.
6. ‍
7. ERP integration: Align your data model with your ERP system to ensure seamless data flow. This involves reserving specific fields, like for the manufacturer's name and the norm.
8. ‍
9. ‍Kontrollieren und korrigieren: Überprüfen Sie Ihr Datenmodell regelmäßig, um neue Datenanforderungen zu berücksichtigen oder bestehende Datenmodelle zu optimieren, wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt.

‍

Best Practice 2: Definieren von Namenskonventionen

Dieser Punkt kann nicht genug betont werden. Durch Namenskonventionen wird sichergestellt, dass Informationen einheitlich und vorhersehbar in Ihr System eingegeben werden. Dies verringert die Fehlerquote und erleichtert das Auffinden von Daten. Denken Sie an Dinge wie: Wie soll Ihre Kurzbeschreibung aussehen? Welche Daten gehören in zusätzliche Beschreibungsfelder? Wie geben Sie technische Werte ein?

‍

Schritte zur praktischen Umsetzung:

‍

1. Konventionen für die Materialbeschreibung erstellen: Wählen Sie ein festes Format für Ihre Kurzkonventionen. Als Vorlage könnte [Teiletyp]-[Abmessungen]-[Werkstoff] dienen. Ein praktisches Beispiel wäre "Wälzlager Radial-8mm". Viel einfacher ist es jedoch, Sparrow zu verwenden, wo diese Konventionen bereits integriert sind.
2. ‍
3. Zusätzliche Konventionen erstellen: Legen Sie fest, welche zusätzlichen Informationen an dieser Stelle aufgenommen werden sollen, z.B. Materialtyp, Anwendungsrichtlinien oder Kompatibilitätshinweise.
4. ‍
5. Technische Werte einbeziehen: Legen Sie fest, wie technische Werte eingegeben werden sollen. Achten Sie auf einheitliche Maßeinheiten (z.B. immer "mm" statt "Millimeter").
6. ‍
7. Entwickeln Sie Feedbackschleifen: Bitten Sie die Teammitglieder, Feedback zu den Konventionen zu geben, um Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden können.

‍

‍

Best Practice 3: Erstellen Sie ein internes Glossar für Teilebezeichnungen

Die Erstellung eines internen Glossars für Ihre Ersatzteildaten vermeidet mögliche Verwirrung und Inkonsistenzen, die durch die Verwendung unterschiedlicher Terminologien für die gleichen Teile entstehen können. Dies ist besonders wichtig in großen Unternehmen, in denen verschiedene Abteilungen oder regionale Niederlassungen unterschiedliche Benennungskonventionen verwenden können.

‍

Schritte zur praktischen Umsetzung:

1. Gemeinsame Begriffe sammeln: Beginnen Sie mit Ihrer bereits bereinigten Teileliste. Gehen Sie alle bisherigen Bezeichnungen durch und identifizieren Sie die am häufigsten verwendeten Teilebezeichnungen. Führen Sie dann einen Workshop im Team durch: Welche sollten miteinander kombiniert werden? Welche müssen geändert werden? etc.
2. ‍
3. Die Bezeichnungen vereinheitlichen:Verwenden Sie für jedes Teil eine eindeutige Definition. Zum Beispiel kann ein "Riemen" in einer Abteilung ein "Antriebsriemen" in einer anderen sein. Stellen Sie sicher, dass es eine klare, allgemein akzeptierte Definition gibt.
4. ‍
5. Integrieren Sie Ihr Glossar in eine Software: Sie können ein Datenverwaltungsprogramm verwenden, aber auch Excel (z. B. eine Excel-Vorlage, die es den Benutzern ermöglicht, bei der Erstellung eines Materials aus einer vordefinierten Auswahl von Benennungen zu wählen).
6. ‍
7. Zugang ermöglichen: Stellen Sie sicher, dass das Glossar für alle Mitarbeiter leicht zugänglich ist.
8. ‍
9. Regelmäßig aktualisieren: Ergänzen Sie das Glossar regelmäßig, wenn neue Teile verwendet werden oder alte Teile nicht mehr gebraucht werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Glossar immer auf dem neuesten Stand ist und mit Veränderungen in der Industrie oder internen Produktentwicklungen übereinstimmt.
10. ‍
11. Bereiten Sie das Team vor: Organisieren Sie geeignete Schulungen, um das Team mit dem Glossar vertraut zu machen und seine Verwendung zu erleichtern.

‍

Durch die Pflege eines zuverlässigen internen Glossars und die Gewährleistung, dass dieses stets aktuell und zugänglich ist, können Missverständnisse vermieden und alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand gehalten werden, wenn sie über bestimmte Ersatzteile sprechen.

‍

Best Practice 4: Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch

Sie sollten diese Überprüfungen wie einen Gesundheitscheck für Ihre Daten betrachten. Es kann ein wenig lästig sein, aber es hilft Ihnen, Probleme frühzeitig zu erkennen. Sobald Sie die erste Datenbereinigung durchgeführt haben, müssen Sie diese Überprüfungen erfreulicherweise nur noch durchführen, um festzustellen, ob sich die Prozesse möglicherweise verschlechtert haben (und wenn das der Fall ist, müssen Sie einen Plan erstellen, um diese Probleme zu lösen).

‍

Sie sollten ein Team einsetzen oder eine automatisierte Software einsetzen, um die Genauigkeit und Relevanz Ihrer Dateneingaben regelmäßig zu überprüfen. Dieser systematische Vorgang gewährleistet nicht nur die Genauigkeit der Daten, sondern hilft Ihnen auch dabei, die Wirksamkeit Ihrer Datenmanagementstrategien zu bewerten, so dass Sie gegebenenfalls Anpassungen und Optimierungen vornehmen können.

‍

Schritte zur praktischen Umsetzung:

‍

1. Bestimmen Sie die Häufigkeit: Entscheiden Sie, wie oft die Überprüfungen durchgeführt werden sollen. Abhängig von den Bedürfnissen Ihrer Organisation können diese monatlich, vierteljährlich oder jährlich durchgeführt werden.
2. ‍
3. Entscheiden Sie sich für ein Team oder eine Software: Beauftragen Sie ein bestimmtes Team mit der Durchführung der Überprüfungen oder verwenden Sie eine bestimmte Software. Stellen Sie sicher, dass das Team oder die Software über die erforderlichen Kenntnisse und Ressourcen verfügen.
4. ‍
5. Dokumentieren Sie die Ergebnisse:: Definieren Sie, was eine Diskrepanz oder einen Fehler in Ihren Daten darstellt, z. B. veraltete Teileinformationen, fehlende Einträge oder inkonsistente Namenskonventionen.
6. ‍
7. Dokumentieren Sie Feststellungen: Nach jeder Überprüfung sollten die Ergebnisse und alle Abweichungen notiert werden, um wiederkehrende Probleme zu erkennen.

1. Korrigieren Sie die Daten: Anhand der Überprüfungsergebnisse sollten die Daten entsprechend angepasst werden. Stellen Sie sicher, dass alle Änderungen validiert werden, um neue Fehler zu vermeiden.
2. ‍
3. Kontrollieren und verbessern:Führen Sie nach der Überprüfung eine erneute Bewertung des Prozesses durch, um mögliche Verbesserungen für künftige Überprüfungen zu ermitteln, z. B. in Bereichen, die mehr Aufmerksamkeit erfordern, oder um die Frequenz der Überprüfungen anzupassen. Dokumentieren Sie auch alle neuen Prozesse zur Erstellung und Aktualisierung von Ersatzteildaten. Archivieren Sie ältere Versionen als Referenz, um einen Überblick über die Entwicklung der Datenbank und die Gründe für bestimmte Änderungen zu erhalten. Auf diese Weise ist es für jeden einfach, den Prozess zu wiederholen, wenn ein neues Teil oder Material hinzugefügt wird.  
4. ‍