Ersatzteilmanagement: Die vier größten Herausforderungen im Ersatzteilmanagement

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Ersatzteile sind für den Geschäftsbetrieb vieler Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Wie das Econometrics Institute der Erasmus-Universität Rotterdam feststellt - und unsere eigene Erfahrung zeigt - sind sie allerdings auch kostenintensiv. Studien belegen, dass Investitionen in Ersatzteile zwischen 5 und 10 % der Gesamtinvestitionssumme eines Unternehmens ausmachen können. In der herkömmlichen Produktion und Montage werden Maschinen in hohen Stückzahlen hergestellt, um die Gesamtkosten zu senken. Da Ersatzteile jedoch getrennt und in kleineren Mengen hergestellt werden müssen, ist ihre Produktion zwangsläufig viel teurer. Darüber hinaus bewirken lange Lieferzeiten, dass sich Unternehmen häufig einen Vorrat an diesen teuren Ersatzteilen anlegen, um noch höheren Kosten von Ausfallzeiten der Maschinen vorzubeugen. Dies kann zu einer Lose-Lose-Situation führen: In den Unternehmen fallen hohe Lagerkosten für Teile an, die selten verwendet und letztendlich eventuell sogar überflüssig werden.

Viele Maschinenbetreiber stellen fest, dass ihr Ersatzteilmanagement bei weitem nicht optimiert ist. Nach unserer Erfahrung können die meisten von ihnen den genauen Grund dafür aber nicht benennen. Zweifellos kann es bei einer vernetzten Lieferkette mit mehreren Akteuren und Prozessen schwierig sein, zu erkennen, was genau sich ändern muss. Oft liegt das eigentliche Problem jedoch in der ineffizienten Ersatzteilverwaltung der Unternehmen selbst. Häufig kaufen und lagern sie Ersatzteile, ohne diese Entscheidungen auf Basis einer datengestützten Strategie zu treffen. Daher möchten wir in diesem Artikel unser Branchenwissen mit Ihnen teilen, um Sie dabei zu unterstützen, Herausforderungen innerhalb Ihres Ersatzteilmanagements zu erkennen und zu lösen und so Ihre Kosten zu senken.

Die vier größten Herausforderungen

Herausforderung Nr. 1: Geringe Datenverfügbarkeit und -qualität

Unsere Erfahrung zeigt, dass die meisten Maschinenbetreiber bei der Beschaffung von Ersatzteilen viel Zeit und Ressourcen aufwenden. Der Hauptgrund dafür liegt in den meisten Fällen außerhalb des Einflussbereiches der Maschinenbetreiber. Die Lieferanten stellen häufig nicht genügend Daten zur Verfügung – das betrifft beispielsweise Informationen darüber, wie hoch die vorhandene Stückzahl eines bestimmten Ersatzteils ist oder wie schnell es zu einem bestimmten Zeitpunkt geliefert werden könnte. Sollten die Daten doch verfügbar sein, haben wiederum die Maschinenbetreiber nicht immer die richtigen Tools, um diese Daten dann zu verarbeiten. In Gesprächen mit zahlreichen Maschinenbetreibern haben wir festgestellt, dass bei einem Großteil von ihnen ausreichende digitale Tools für die Ersatzteilverwaltung nach wie vor nicht eingesetzt werden, was letztendlich zu unübersichtlichen Excel-Tabellen führt und damit typischerweise die Aktualität der Bestandsinformatione einschränkt. In der Tat verwenden viele Maschinenbetreiber immer noch eine halb-manuelle Verarbeitung, bei der die Benutzer viele separate Dateien selbst einlesen müssen. Das bedeutet, dass selbst wenn die Daten vorhanden sind, kaum nützliche Informationen daraus gewonnen werden können. Von der falschen Kategorisierung, dem Hinzufügen von unvollständigen Ersatzteilen bis hin zu fehlenden Kennzeichnungen und unterschiedlicher Benennung der gleichen Teile – jeder dieser kleinen Fehler kann einen ganzen Datensatz unbrauchbar machen. 

Trotzdem ist nicht ausschließlich mangelnde Digitalisierung das Problem. Wenn Ersatzteilmanager zu viele Tools verwenden, kann es schwierig sein, Daten über verschiedene Abteilungen und Standorte hinweg konsistent zu halten. Dieses Problem verschärft sich zusätzlich, wenn die Verantwortung für das Teilemanagement dann auch noch auf verschiedene Abteilungen aufgeteilt ist.

In der Regel sind jedoch nicht fehlerhafte Daten, sondern das fehlende Wissen über bessere Lösungen das Problem. Eine Studie von Oliver Wyman aus dem Jahr 2017 zeigt auf, dass die richtigen digitalen Bestandsmanagement-Tools traditionelle Aftermarket-Prozesse wie den Ersatzteilmarkt optimieren können, indem sie die gesammelten Daten analysieren und kontinuierlich überwachen. Die Wahl des richtigen Ersatzteilmanagement-Tools kann daher einen großen Beitrag zur Lösung des Datenproblems leisten.

Herausforderung Nr. 2: Geringe Verbreitung von Prognosetools

Durch die Zusammenarbeit mit Maschinenbetreibern wissen wir, dass es schwierig ist, genau zu progostizieren, wann eine Maschine repariert werden muss und welche Teile dann ersetzt werden müssen. Dazu sind Wahrscheinlichkeits- bzw. mathematische Modelle erforderlich, die in der Lage sind, die genaue Ersatzteilnutzung vorherzusagen. Nach jahrelanger Forschung mit großen Datenmengen und künstlicher Intelligenz gibt es inzwischen eine ganze Reihe wirksamer Prognosetools, wie beispielsweise BlockSim. Diese Tools ermöglichen es, Entscheidungen bezüglich Ersatzteilen datengesteuert und nicht etwa intuitiv zu treffen. Das spart Zeit und Geld und ermöglicht es Ersatzteilmanagern, sich auf die Kernaspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren. 

Doch trotz der erwiesenen Vorteile dieser Tools existiert nach wie vor eine große Diskrepanz zwischen Forschung und Praxis im Ersatzteilmanagement. im Ersatzteilmanagement. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die Ersatzteilplanung noch immer häufig auf Vermutungen beruht, bei denen sich die Verantwortlichen meist auf ihre Intuition und nicht auf Vorhersagetools verlassen. Ohne mathematische Prognosemodelle oder Zugang zu hochwertigen Datensätzen können Unternehmen allerdings selten auf wichtige Informationen wie z.B. der gelagerten Teileanzahl zurückgreifen. Dieser Mangel an Daten und die auf Intuition basierenden Vorhersageversuche führen zu ineffizienten Betriebsabläufen und Wertverlust.

Herausforderung Nr. 3: Das bekannte Problem der Silos

Silos sind ein Problem, das sich durch alle Branchen zieht, aber gerade im Ersatzteilmanagement sind sie der wahre Feind effizienter, zentralisierter Prozesse. Innerhalb des Ersatzteilmanagements konnten wir durch unsere Arbeit zwei Arten von Silos identifizieren. Die erste: Silos an den verschiedenen Unternehmensstandorten. Mit anderen Worten: Das Ersatzteilmanagement erfolgt individuell an jedem Standort und nicht über die gesamte Organisation hinweg. Die zweite: Silos in der Lieferkette als Ganzes. Das bedeutet konkret, dass Unternehmen keinen Überblick darüber haben, wer der nächstgelegene und schnellste Lieferant ist. Dies bedeutet zum einen, dass Daten nicht einfach ausgetauscht oder aggregiert werden können, was dazu führt, dass Ersatzteilmanager keine genauen Entscheidungen darüber treffen können, wie viele Ersatzteile sie benötigen. Im Gegenzug bedeutet dieser Mangel an Zentralisierung und Transparenz, dass sie die Supply Chain nicht optimieren können.

Um das erste Thema anzugehen - und um zeit- und kosteneffizienter zu werden - sollten die Ersatzteilmanager zusammenarbeiten und im gesamten Unternehmen standortübergreifend nach potenziellen Ersatzteilen suchen. So könnten sie ihre Ersatzteile über ein standort- oder unternehmensübergreifendes Pooling-System zusammenlegen. Dabei kann ein System wie Sparrow eingesetzt werden, das auch externe Daten über Ersatzteillieferanten und intelligente Datenanalyse bereitstellt. Die Planung wird automatisiert und die Lieferkette ist jederzeit überprüfbar. Damit ist auch das zweite Thema gelöst und sie können jederzeit sehen, wo sich ein Ersatzteil befindet und wie lange es dauern würde, bis es eintrifft. Wir haben immer wieder erlebt, dass es bei der Zusammenarbeit verschiedener Ersatzteilmanager aus unterschiedlichen Standorten oft an einem gemeinsamen Beschaffungssystem mangelt. Der Maschinenbetreiber eines bestimmten Standorts kann also nicht wissen, ob sich potenzielle Ersatzteile in der Nähe oder überhaupt im eigenen Unternehmen befinden. Durch die gemeinsame Nutzung ihrer Daten in einer intelligenten technologischen Lösung können Ersatzteilmanager den Silogedanken überwinden und bessere, zeit- und kosteneffizientere Entscheidungen in Bezug auf Ersatzteile treffen.


Herausforderung Nr. 4: Die falschen KPIs

Zahlreiche Sparrow-Projekte haben gezeigt, dass die sorgfältige Balance zwischen Budgetbeschränkungen und Risikofaktoren der Schlüssel zur Optimierung des Ersatzteilbestands ist. Mit einem unbegrenzten Budget könnten Sie einfach alle jemals benötigten Ersatzteile kaufen und sie in einem großen Lager ständig permanent vorrätig halten. Die meisten Unternehmen verfügen selbstverständlich nicht über ein unbegrenztes Budget, dennoch nutzen sie selten alle Optimierungsmöglichkeiten im Bereich der Ersatzteilbevorratung aus. 


Dabei handelt es sich im Kern eigentlich um ein weiteres Silo-Problem, da die verschiedenen Abteilungen oft verschiedene Leistungsindikatoren verwenden. So nutzt die Produktion typischerweise die Maschinenverfügbarkeit, während die Finanzabteilung Wirtschaftlichkeits-KPIs verwendet - falls das Ersatzteilmanagement überhaupt betrachtet wird. Die eine Abteilung versucht, Kosten und Bestände zu reduzieren, während die andere versucht, so viele Ersatzteile wie möglich zu lagern. Unserer Erfahrung nach führt dies zu einer ineffizienten Ersatzteilbevorratung und unnötigen Mehrausgaben, was sich letztlich negativ auf das Unternehmensergebnis auswirkt.


Daher sollten die Ersatzteilmanager mit der Finanzabteilung zusammenarbeiten und eine ganzheitliche, vorausschauende Sichtweise einnehmen. Im Wesentlichen müssen die Unternehmen anfangen, Entscheidungen auf der Basis von Ausfallkosten zu treffen. Sie müssen ihre Fähigkeiten bündeln und sich folgende Frage stellen: Wie hoch ist das Gesamtbudget, um eine Maschine betriebsbereit zu halten? Was sind die Risiken (z.B. Ausfallzeiten) im Vergleich zu den Kosten für die Lagerung von Ersatzteilen? Das sollte die Unternehmen dazu veranlassen, ihre Ersatzteilpolitik zu überdenken und durchgängig verwendete KPIs zu erstellen, welche die Gesamtkosten für die Anlagenverfügbarkeit im Blick behalten. Diese KPIs sollten die Ausfallkosten, die Kosten für Kauf und Lagerung von Ersatzteilen (Gesamtkaufwert in einem Jahr oder durchschnittlicher Lagerwert) sowie das Gesamtkapital berücksichtigen. 

Lösungsansätze und deren Vorteile für KMU

Ersatzteilmanagement ist sehr komplex, wenn man nicht den richtigen Ansatz und die richtigen Werkzeuge nutzt. Die zahlreichen bestehenden Lücken zwischen neuesten Forschungsergebnissen und der Art und Weise, wie Ersatzteile tatsächlich vor Ort verwaltet werden, sollten trotzdem keinen Anlass zur Sorge geben. Stattdessen liegt darin eine große Chance. Im Grunde wird bislang kaum richtiges Ersatzteilmanagement betrieben. Dies bedeutet, dass hier ein riesiges Innovationspotenzial besteht, dass das Erscheinungsbild der Industrie verändern könnte. Eine kürzlich von der Universität Valladolid in Spanien durchgeführte Studie stellt fest, dass die Umstellung auf eine digitalisierte Ersatzteillieferkette eine Vielzahl von Vorteilen mit sich bringt. Diese ergeben sich für global agierende KMUs (in Bezug auf ein effektiveres Logistikmanagement), Kunden (in Bezug auf die Reaktionszeit) und auch für die Umwelt (in Bezug auf die Reduzierung von Energieverbrauch, Emissionen, Rohstoffverbrauch und Abfall). Mit den richtigen Tools und den richtigen Daten können die in diesem Artikel angesprochenen Probleme somit vermieden werden. Mehr dazu erfahren Sie in unserem nächsten Artikel.