Ersatzteile sind für den Betrieb vieler Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Wie das Econometrics Institute hervorhebt - und unsere eigene Erfahrung zeigt - sind sie jedoch auch sehr teuer. Untersuchungen zeigen, dass Investitionen in Ersatzteile 5 bis 10 % der Investitionsbasis eines Unternehmens ausmachen können. In der traditionellen Fertigung werden ganze Maschinen in großen Mengen produziert, um die Gesamtkosten zu senken. Da Ersatzteile jedoch separat und in kleineren Mengen hergestellt werden, sind sie zwangsläufig viel teurer. Lange Vorlaufzeiten bedeuten auch, dass sich Unternehmen oft mit diesen teuren Ersatzteilen eindecken, um die hohen Kosten von Ausfallzeiten zu vermeiden. Wir haben aus erster Hand erfahren, dass dies eine Situation ist, in der man nur verlieren kann: Unternehmen häufen Lagerkosten für Teile an, die nur selten verwendet werden oder schließlich veraltet sind.
Viele Maschinenbetreiber stellen fest, dass ihr Ersatzteilmanagement bei weitem nicht optimiert ist. Nach unserer Erfahrung können die meisten von ihnen den genauen Grund dafür aber nicht benennen. Zweifellos kann es bei einer vernetzten Lieferkette mit mehreren Akteuren und Prozessen schwierig sein, zu erkennen, was genau sich ändern muss. Oft liegt das eigentliche Problem jedoch in der ineffizienten Ersatzteilverwaltung der Unternehmen selbst. Häufig kaufen und lagern sie Ersatzteile, ohne diese Entscheidungen auf Basis einer datengestützten Strategie zu treffen. Daher möchten wir in diesem Artikel unser Branchenwissen mit Ihnen teilen, um Sie dabei zu unterstützen, Herausforderungen innerhalb Ihres Ersatzteilmanagements zu erkennen und zu lösen und so Ihre Kosten zu senken.
Ersatzteilmanagement: Die vier größten Herausforderungen im Ersatzteilmanagement
Die vier größten Herausforderungen
Herausforderung Nr. 1:
Geringe Datenverfügbarkeit und -qualität
Unsere Erfahrung zeigt, dass die meisten Maschinenbetreiber bei der Beschaffung von Ersatzteilen viel Zeit und Ressourcen aufwenden. Der Hauptgrund dafür liegt in den meisten Fällen außerhalb des Einflussbereiches der Maschinenbetreiber. Die Lieferanten stellen häufig nicht genügend Daten zur Verfügung – das betrifft beispielsweise Informationen darüber, wie hoch die vorhandene Stückzahl eines bestimmten Ersatzteils ist oder wie schnell es zu einem bestimmten Zeitpunkt geliefert werden könnte. Sollten die Daten doch verfügbar sein, haben wiederum die Maschinenbetreiber nicht immer die richtigen Tools, um diese Daten dann zu verarbeiten. In Gesprächen mit zahlreichen Maschinenbetreibern haben wir festgestellt, dass bei einem Großteil von ihnen ausreichende digitale Tools für die Ersatzteilverwaltung nach wie vor nicht eingesetzt werden, was letztendlich zu unübersichtlichen Excel-Tabellen führt und damit typischerweise die Aktualität der Bestandsinformatione einschränkt. In der Tat verwenden viele Maschinenbetreiber immer noch eine halb-manuelle Verarbeitung, bei der die Benutzer viele separate Dateien selbst einlesen müssen. Das bedeutet, dass selbst wenn die Daten vorhanden sind, kaum nützliche Informationen daraus gewonnen werden können. Von der falschen Kategorisierung, dem Hinzufügen von unvollständigen Ersatzteilen bis hin zu fehlenden Kennzeichnungen und unterschiedlicher Benennung der gleichen Teile – jeder dieser kleinen Fehler kann einen ganzen Datensatz unbrauchbar machen.
Trotzdem ist nicht ausschließlich mangelnde Digitalisierung das Problem. Wenn Ersatzteilmanager zu viele Tools verwenden, kann es schwierig sein, Daten über verschiedene Abteilungen und Standorte hinweg konsistent zu halten. Dieses Problem verschärft sich zusätzlich, wenn die Verantwortung für das Teilemanagement dann auch noch auf verschiedene Abteilungen aufgeteilt ist.
In der Regel sind jedoch nicht fehlerhafte Daten, sondern das fehlende Wissen über bessere Lösungen das Problem. Eine Studie von Oliver Wyman aus dem Jahr 2017 zeigt auf, dass die richtigen digitalen Bestandsmanagement-Tools traditionelle Aftermarket-Prozesse wie den Ersatzteilmarkt optimieren können, indem sie die gesammelten Daten analysieren und kontinuierlich überwachen. Die Wahl des richtigen Ersatzteilmanagement-Tools kann daher einen großen Beitrag zur Lösung des Datenproblems leisten.
Herausforderung Nr. 2:
Geringe Verbreitung von Prognosetools
Ersatzteile sind für den Betrieb vieler Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Wie das Econometrics Institute hervorhebt - und unsere eigene Erfahrung zeigt - sind sie jedoch auch sehr teuer. Untersuchungen zeigen, dass Investitionen in Ersatzteile 5 bis 10 % der Investitionsbasis eines Unternehmens ausmachen können.
In der traditionellen Fertigung werden ganze Maschinen in großen Mengen produziert, um die Gesamtkosten zu senken. Da Ersatzteile jedoch separat und in kleineren Mengen hergestellt werden, sind sie zwangsläufig viel teurer. Lange Vorlaufzeiten bedeuten auch, dass sich Unternehmen oft mit diesen teuren Ersatzteilen eindecken, um die hohen Kosten von Ausfallzeiten zu vermeiden. Wir haben aus erster Hand erfahren, dass dies eine Situation ist, in der man nur verlieren kann: Unternehmen häufen Lagerkosten für Teile an, die nur selten verwendet werden oder schließlich veraltet sind.
Um das erste Problem anzugehen - und zeit- und kosteneffizienter zu werden - sollten Ersatzteilmanager zusammenarbeiten und ihr gesamtes Unternehmen nach potenziellen Ersatzteilen durchsuchen. Mit anderen Worten: Sie könnten ihre Teile über ein standort- oder unternehmensübergreifendes System zusammenführen. Wenn sie dies mit einem System wie Sparrow kombinieren, das auch externe Daten über Ersatzteilquellen und intelligente Datenanalysen enthält, um eine bessere Planung zu ermöglichen, könnten sie den Status der Lieferkette zu jedem Zeitpunkt sorgfältig überprüfen. Mit anderen Worten: Sie könnten das zweite Problem lösen und sofort herausfinden, wo sich die Ersatzteile befinden und wie lange es dauern würde, bis sie eintreffen. Wir haben immer wieder festgestellt, dass Ersatzteilmanager, die standortbezogen arbeiten, oft nicht über ein integriertes Beschaffungssystem verfügen. Die Maschinenbediener wissen daher nicht, welche Ersatzteile sich in der Nähe befinden, egal ob innerhalb oder außerhalb des Unternehmens. Indem sie ihre Daten über eine intelligente Lösung gemeinsam nutzen, können Ersatzteilmanager Silos auflösen und bessere, zeit- und kosteneffizientere Ersatzteilentscheidungen treffen.
Herausforderung Nr. 3:
Das bekannte Problem der Silos
Funktionale Silos sind in allen Branchen zu beobachten. Gerade im Ersatzteilmanagement sind sie der wahre Gegner effizienter, zentralisierter Prozesse. Innerhalb des Ersatzteilmanagements konnten wir zwei verschiedene Arten von Silos identifizieren. Erstens: Silos an den verschiedenen Unternehmensstandorten. Das bedeutet, dass das Ersatzteilmanagement individuell an jedem Standort und nicht über die gesamte Organisation hinweg erfolgt. Zweitens: Silos in der Lieferkette. Das bedeutet konkret, dass Unternehmen nicht in der Lage sind, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wer der nächstgelegene und schnellste Lieferant ist. Dies bedeutet zum einen, dass Daten nicht einfach ausgetauscht oder aggregiert werden können, was wiederum dazu führt, dass Ersatzteilmanager kaum faktenbasierte Entscheidungen darüber treffen können, wie viele Ersatzteile sie wirklich benötigen. Gleichzeitig bedeutet dieser Mangel an Zentralisierung und Transparenz, dass sie den Beschaffungsprozess nicht optimieren können.
Lösungsansätze und deren Vorteile für KMU
Ohne den richtigen Ansatz und die richtigen Instrumente ist das Ersatzteilmanagement ein sehr komplizierter Prozess. Die vielen Lücken zwischen den neuesten Forschungsergebnissen und dem Ersatzteilmanagement in der Praxis sollten jedoch kein Grund zur Sorge sein. Wir sind der Meinung, dass sie stattdessen als eine große Chance gesehen werden sollten. Wenn Ersatzteile heute im Großen und Ganzen nicht verwaltet werden, bedeutet dies, dass es eine große Zahl von Maschinenbedienern gibt, die digital innovativ sein und das Gesicht der Branche morgen verändern könnten. Eine kürzlich durchgeführte Studie der Universität Valladolid in Spanien hat ergeben, dass die durch die Umstellung auf eine stärker digitalisierte Lieferkette für Ersatzteile hervorgerufenen Veränderungen der Geschäftsmodelle das Potenzial haben, sowohl für globale KMU (im Hinblick auf ein effektiveres Logistikmanagement) als auch für Kunden (im Hinblick auf die Reaktionszeit) und die Umwelt (im Hinblick auf die Verringerung von Energie, Emissionen, Rohstoffen und Abfall) erhebliche Vorteile zu schaffen. Die in diesem Artikel genannten Probleme lassen sich also mit der richtigen Technologie und den richtigen Daten vermeiden - mehr dazu in unserem nächsten Artikel!